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Vollständiger Leitfaden: So erstellen Sie einen Arbeitsvertrag auf DocuSign.com

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Hier ist ein vollständiger Leitfaden, wie Sie einen Arbeitsvertrag professionell auf DocuSign.com erstellen und versenden.

DocuSign ist das weltweit führende Tool für elektronische Signaturen. In diesem Guide führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, wie Sie einen rechtssicheren Arbeitsvertrag hochladen, die entsprechenden Felder für den neuen Mitarbeiter vorbereiten und das Dokument versenden.

Schritt 1: Anmeldung und Start

  1. Gehen Sie auf DocuSign.com und loggen Sie sich in Ihr Konto ein.
  2. Klicken Sie auf dem Dashboard auf die Schaltfläche „Starten“ (oder „Neu“) und wählen Sie „Umschlag senden“ aus.

Schritt 2: Den Arbeitsvertrag hochladen

Ein „Umschlag“ in DocuSign ist der Container für Ihre Dokumente.

  1. Klicken Sie auf „Hochladen“, um den vorbereiteten Arbeitsvertrag von Ihrem Computer (als PDF oder Word-Datei) auszuwählen.
  2. Alternativ können Sie Dokumente aus Cloud-Speichern wie Google Drive oder Dropbox importieren.

Schritt 3: Empfänger hinzufügen

Hier legen Sie fest, wer den Vertrag unterschreiben muss.

  1. Geben Sie unter „Empfänger hinzufügen“ den Namen und die E-Mail-Adresse des neuen Mitarbeiters ein.
  2. Stellen Sie sicher, dass die Aktion auf „Muss unterschreiben“ eingestellt ist.
  3. Falls auch ein Geschäftsführer oder HR-Verantwortlicher gegenzeichnen muss, klicken Sie auf „Empfänger hinzufügen“ und tragen Sie deren Daten ebenfalls ein.
  4. Tipp: Sie können die „Zuweisungsreihenfolge“ festlegen, damit der Mitarbeiter erst unterschreibt und danach die Geschäftsführung benachrichtigt wird.

Schritt 4: Betreffzeile und E-Mail-Nachricht anpassen

Scrollen Sie nach unten zum Bereich „Nachricht“.

  • E-Mail-Betreff: Wählen Sie einen klaren Titel, z. B. „Ihr Arbeitsvertrag bei [Unternehmensname]“.
  • E-Mail-Nachricht: Schreiben Sie einen kurzen Begrüßungstext und eventuelle Anweisungen für den neuen Mitarbeiter.

Schritt 5: Felder platzieren (Tagging)

Klicken Sie oben rechts auf „Weiter“. Sie sehen nun die Vorschau Ihres Dokuments. Auf der linken Seite finden Sie die Standardfelder (Unterschrift, Datum, Name etc.).

  1. Unterschrift: Ziehen Sie das gelbe Feld „Unterschrift“ an die Stelle im Vertrag, wo der Mitarbeiter unterschreiben soll.
  2. Datum der Unterzeichnung: Platzieren Sie das Feld „Unterzeichnungsdatum“. DocuSign füllt dieses Feld automatisch aus, sobald der Empfänger den Vertrag öffnet.
  3. Weitere Felder: Falls der Mitarbeiter noch Daten ergänzen muss (z. B. Adresse oder Bankverbindung), nutzen Sie das Feld „Text“ oder „Kontrollkästchen“.
  4. Empfänger wechseln: Falls mehrere Personen unterschreiben müssen, können Sie oben links zwischen den Namen wechseln und für jede Person die entsprechenden Felder in unterschiedlichen Farben platzieren.

Schritt 6: Überprüfung und Absenden

  1. Überprüfen Sie mit der Schaltfläche „Vorschau“ oben rechts, wie das Dokument für den Empfänger aussehen wird.
  2. Wenn alles korrekt platziert ist, klicken Sie auf „Senden“.

Was passiert nach dem Senden?

  • Status verfolgen: Unter dem Reiter „Verwalten“ in Ihrem DocuSign-Konto können Sie jederzeit sehen, ob der Mitarbeiter die E-Mail bereits geöffnet oder unterschrieben hat.
  • Automatische Erinnerungen: DocuSign erinnert den Empfänger automatisch nach einigen Tagen, falls die Unterschrift noch aussteht (dies kann in den Einstellungen angepasst werden).
  • Abschluss: Sobald alle Parteien unterschrieben haben, erhalten sowohl Sie als auch der neue Mitarbeiter automatisch eine Kopie des fertig unterzeichneten Vertrags als PDF. Das Dokument ist nun rechtssicher archiviert.

Pro-Tipp: Vorlagen nutzen

Wenn Sie regelmäßig neue Mitarbeiter einstellen, sollten Sie diesen Prozess nicht jedes Mal von vorn beginnen. Speichern Sie Ihren Standard-Arbeitsvertrag als „Vorlage“ in DocuSign ab. So müssen Sie in Zukunft nur noch die Daten des neuen Empfängers eingeben und die Felder sind bereits an der richtigen Stelle.

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