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Verfügbarkeit auf Fresha verwalten [2025 Easy Guide]

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Hier ist ein umfassendes Tutorial für das Jahr 2025, wie du deine Verfügbarkeit auf Fresha optimal verwaltest.

In der Welt der Dienstleistungen ist Zeit Geld. Eine präzise Verwaltung deiner Verfügbarkeit auf Fresha stellt sicher, dass du keine Doppelbuchungen hast, deine Pausen einhältst und deinen Kunden ein reibungsloses Buchungserlebnis bietest. Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, wie du dein Zeitmanagement 2025 meisterst.

1. Die regulären Arbeitszeiten festlegen (Standard-Plan)

Bevor du ins Detail gehst, musst du dein Grundgerüst aufbauen.

  1. Logge dich in dein Fresha-Konto ein (Desktop oder App).
  2. Gehe zu Einstellungen (Zahnrad-Icon).
  3. Wähle unter dem Bereich „Business“ den Punkt Arbeitszeiten (Working Hours).
  4. Hier kannst du für jeden Mitarbeiter die Standard-Woche festlegen.
    • Aktiviere die Tage, an denen gearbeitet wird.
    • Trage die Start- und Endzeiten ein.
  5. Klicke auf Speichern.

2. Den Schichtplan anpassen (Individuelle Tage)

Manchmal weicht der Alltag vom Standardplan ab. So passt du einzelne Tage an:

  1. Gehe im Hauptmenü auf den Kalender.
  2. Klicke auf den Namen des Mitarbeiters oben in der Spalte oder auf das Drei-Punkt-Menü neben dem Datum.
  3. Wähle Arbeitszeiten bearbeiten.
  4. Du kannst nun spezifische Schichten für diesen Tag ändern, ohne den allgemeinen Wochenplan zu beeinflussen. Dies ist ideal für einmalige Überstunden oder einen früheren Feierabend.

3. Pausen und Terminblocker einfügen

Damit du nicht durchgehend arbeitest, musst du Pausen einplanen.

  • Geplante Pausen: Du kannst in den Arbeitszeiten (siehe Schritt 1) feste Pausenzeiten (z. B. Mittagspause von 12:00 bis 13:00 Uhr) hinterlegen.
  • Terminblocker (Ad-hoc):
    1. Klicke im Kalender direkt auf eine freie Zeitstelle.
    2. Wähle Zeit blockieren (Block Time).
    3. Gib einen Grund an (z. B. „Meeting“ oder „Privat“).
    4. Lege die Dauer fest und klicke auf Speichern.
    • Pro-Tipp: Aktiviere die Option „Online-Buchungen verhindern“, damit Kunden diesen Slot nicht sehen.

4. Abwesenheiten und Urlaub verwalten

Für längere Zeiträume solltest du die Urlaubsfunktion nutzen:

  1. Gehe zu Team und wähle Abwesenheiten (Time Off).
  2. Klicke auf Abwesenheit hinzufügen.
  3. Wähle den Mitarbeiter, den Zeitraum und den Grund (Urlaub, Krankheit, Fortbildung).
  4. Speichere die Eingabe. Der Kalender wird für diesen Zeitraum automatisch für Buchungen gesperrt.

5. Online-Buchungseinstellungen verfeinern

Die Verfügbarkeit hängt auch davon ab, wie Kunden buchen dürfen.

  1. Gehe zu Einstellungen > Online-Buchung.
  2. Vorlaufzeit (Lead Time): Bestimme, wie kurzfristig Kunden buchen können (z. B. mindestens 2 Stunden im Voraus).
  3. Buchungstaktung (Slot Intervals): Möchtest du, dass Termine alle 15, 30 oder 60 Minuten starten? Dies optimiert die Lücken in deinem Kalender.
  4. Sichtbarkeit: Du kannst einstellen, wie weit im Voraus Kunden buchen können (z. B. nur 2 Monate im Voraus).

6. Verfügbarkeit der Dienstleistungen prüfen

Nicht jeder Mitarbeiter bietet jede Leistung zu jeder Zeit an.

  1. Gehe zu Dienstleistungen.
  2. Wähle eine Dienstleistung aus und prüfe die Dauer.
  3. Stelle unter dem Reiter Mitarbeiter sicher, dass nur die Personen zugewiesen sind, die diese Leistung auch tatsächlich erbringen können. Wenn ein Mitarbeiter nicht zugewiesen ist, erscheint er für diese Leistung nicht als verfügbar.

7. Tipps für 2025: Profi-Checkliste

  • Google Calendar Sync: Verbinde deinen Fresha-Kalender mit deinem privaten Google Kalender, um private Termine automatisch als Blocker in Fresha zu sehen.
  • Mobile App nutzen: Lade dir die Fresha App für Partner herunter. So kannst du Verfügbarkeiten von unterwegs in Sekunden ändern, falls du im Stau stehst oder früher fertig bist.
  • Reinigungszeiten (Buffer Time): Füge unter Dienstleistungen > Einstellungen eine Pufferzeit nach jedem Termin hinzu (z. B. 15 Min. zum Desinfizieren). Diese Zeit wird automatisch als „nicht verfügbar“ markiert.

Fazit

Die Verwaltung der Verfügbarkeit auf Fresha ist 2025 intuitiver denn je. Ein gut gepflegter Kalender verhindert Stress und sorgt für zufriedene Kunden. Nimm dir einmal pro Woche 5 Minuten Zeit, um deine kommenden zwei Wochen zu prüfen!

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