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Formulare bei Fresha hinzufügen: Der ultimative [2025 Easy Guide]

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du im Jahr 2025 Formulare (Beratungsbögen, Einverständniserklärungen etc.) zu deinem Fresha-Konto hinzufügst.

Digitale Formulare sind das Herzstück eines professionellen Salons oder Spas. Sie sparen Zeit, schützen dich rechtlich und sorgen dafür, dass du alle wichtigen Informationen über deine Kunden hast, bevor diese den Salon betreten.

In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du Formulare erstellst und automatisierst.

Warum sind Fresha-Formulare wichtig?

  • Rechtliche Absicherung: Einverständniserklärungen für Behandlungen (z. B. Microblading oder chemische Peelings).
  • Professionalität: Kunden erhalten vorab eine E-Mail oder SMS mit dem Link.
  • Organisation: Alle Antworten werden direkt im Kundenprofil gespeichert – kein Papierkram mehr!

Schritt 1: Navigiere zu den Formularen

  1. Logge dich in dein Fresha-Partner-Dashboard ein.
  2. Klicke im Hauptmenü (meist links) auf das Einstellungen-Icon (Zahnrad).
  3. Wähle unter dem Bereich „Kunden“ den Punkt Formulare (oder „Consultation Forms“).

Schritt 2: Ein neues Formular erstellen

  1. Klicke oben rechts auf den Button Neu erstellen.
  2. Du hast nun zwei Optionen:
    • Vorlage verwenden: Fresha bietet vorgefertigte Vorlagen für gängige Behandlungen (Massage, Gesichtsbehandlung, Tattoo etc.). Dies ist der schnellste Weg.
    • Von Grund auf neu: Wähle dies, wenn du ein ganz individuelles Formular benötigst.

Schritt 3: Das Formular gestalten (Editor)

Jetzt öffnet sich der Editor. Hier kannst du verschiedene Feldtypen hinzufügen:

  • Kurze Antwort / Langer Text: Für Namen oder medizinische Vorgeschichten.
  • Multiple Choice / Kontrollkästchen: Für Allergien oder Hauttypen.
  • Datum: Für Geburtsstage oder den Zeitpunkt der letzten Behandlung.
  • Unterschrift: Sehr wichtig für Einverständniserklärungen! Kunden können direkt auf dem Smartphone unterschreiben.
  • Textabschnitte: Um Informationen oder AGBs bereitzustellen, die der Kunde nur lesen muss.

Tipp: Markiere wichtige Fragen als „Pflichtfeld“, damit das Formular nicht unvollständig abgeschickt werden kann.

Schritt 4: Formular mit Dienstleistungen verknüpfen

Damit das Formular automatisch verschickt wird, musst du festlegen, bei welchen Behandlungen es erscheinen soll.

  1. Gehe zum Reiter Dienstleistungen innerhalb des Formular-Editors.
  2. Wähle alle Leistungen aus (z. B. alle „Gesichtsbehandlungen“), für die dieses Formular ausgefüllt werden muss.
  3. Klicke auf Speichern.

Schritt 5: Automatischer Versand (Der 2025 Workflow)

Fresha ist so eingestellt, dass Formulare automatisch an den Kunden gesendet werden, sobald eine Buchung erfolgt.

  • E-Mail & SMS: Der Kunde erhält einen Link in der Buchungsbestätigung.
  • Häufigkeit einstellen: Du kannst festlegen, ob das Formular jedes Mal, einmalig oder in einem bestimmten Zeitintervall (z. B. alle 6 Monate) ausgefüllt werden muss. Dies findest du in den Einstellungen des jeweiligen Formulars.

Profi-Tipps für 2025

  1. QR-Code im Salon: Wenn ein Kunde das Formular vorab vergessen hat, erstelle einen QR-Code, der zum Formular führt, und hänge ihn an die Rezeption. So kann der Kunde es auf dem eigenen Handy im Wartebereich ausfüllen.
  2. DSGVO beachten: Füge immer einen kurzen Text zur Datenspeicherung hinzu, damit du rechtlich auf der sicheren Seite bist.
  3. Bilder-Upload: Seit den neuesten Updates können Kunden (je nach Abo-Modell) auch Fotos hochladen (z. B. Inspirationsbilder oder aktuelle Hautzustände).

Wo finde ich die ausgefüllten Formulare?

Sobald ein Kunde das Formular abgeschickt hat, findest du es an zwei Stellen:

  1. Im Termin: Klicke im Kalender auf den Termin des Kunden. Dort siehst du ein Icon für das Formular.
  2. Im Kundenprofil: Suche den Kunden unter „Kunden“ und klicke auf den Reiter „Formulare“. Dort sind alle historischen Dokumente chronologisch aufgelistet.

Fazit: Das Einrichten von Formularen auf Fresha dauert einmalig ca. 10–15 Minuten, spart dir aber im Arbeitsalltag Stunden an Zeit und erhöht die Sicherheit deines Unternehmens enorm. Nutze die Vorlagen, um heute noch zu starten!

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