Tutorial: Formatierung von automatisch befüllten Formularfeldern in Word

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du das Format von sich automatisch wiederholenden Feldern in Microsoft Word anpasst.

Wenn du in Word ein Formular erstellst, bei dem Informationen an einer Stelle eingegeben und an anderen Stellen automatisch wiederholt werden (z. B. ein Name oder ein Datum), stellt sich oft ein Problem: Das Format am Zielort entspricht nicht deinen Wünschen.

Dieses Tutorial zeigt dir, wie du diese Formate mithilfe von Feldfunktionen und Schaltern anpasst.

1. Die Grundlage: Wie Felder wiederholt werden

Meistens werden Felder in Word über Textmarken (Bookmarks) und Querverweise (Cross-references) wiederholt.

1. Du markierst das Ursprungsfeld und weist ihm eine Textmarke zu (Einfügen -> Textmarke).
2. An der Stelle, an der die Information wiederholt werden soll, fügst du einen Querverweis ein (Einfügen -> Querverweis -> Textmarke).

2. Das Format des Ziel-Feldes ändern

Um das Format der Kopie (des Querverweises) zu ändern, musst du in den "Code" des Feldes schauen.

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Feld, das sich automatisch ausfüllt.
2. Wähle Feldfunktionen ein/aus (oder drücke ALT + F9).
3. Du siehst nun etwas wie { REF MeineTextmarke }.

3. Wichtige Formatierungs-Schalter (Switches)

Du kannst nun innerhalb der Klammern Befehle hinzufügen, um das Aussehen anzupassen. Hier sind die wichtigsten Szenarien:

A. Datumsformate anpassen

Wenn das Ursprungsdatum z. B. "01.01." ist, du aber ein anderes Format möchtest, nutze den Schalter \@.

• Vollständiges Datum: { REF Datum \@ "dd. MMMM yyyy" } -> 01. Januar [Jahr]
• Kurzes Datum: { REF Datum \@ "dd.MM.yy" } -> 01.01.[Jahr]
• Nur der Monat: { REF Datum \@ "MMMM" } -> Januar

B. Zahlen und Währungen formatieren

Wenn du eine Zahl eingibst und diese als Währung oder mit Tausendertrennzeichen erscheinen soll, nutze den Schalter \#.

• Währung: { REF Betrag \# "#.##0,00 €" } -> 1.250,50 €
• Prozent: { REF Wert \# "0%" } -> 85%
• Führende Nullen: { REF Nummer \# "000" } -> 005 (statt 5)

C. Text-Formatierung (Groß-/Kleinschreibung)

Um sicherzustellen, dass Text immer in einer bestimmten Weise erscheint, nutze den Schalter \*.

• ALLES GROSS: { REF Name \* Upper } -> MAX MUSTERMANN
• alles klein: { REF Name \* Lower } -> max mustermann
• Erster Buchstabe Groß: { REF Name \* Caps } -> Max Mustermann

4. Die Änderungen aktivieren

Wenn du den Code angepasst hast (z. B. { REF Kunde \* Upper }), musst du das Feld aktualisieren:

1. Drücke erneut ALT + F9, um die Code-Ansicht zu verlassen.
2. Klicke das Feld an und drücke F9, um es zu aktualisieren.
3. Word zeigt nun den Inhalt im neuen Format an.

5. Profi-Tipp: Automatische Aktualisierung beim Verlassen

Damit sich die wiederholenden Felder sofort aktualisieren, wenn du das Hauptfeld ausfüllst:

1. Nutze Legacy-Formularfelder (aus den Entwicklertools).
2. Klicke doppelt auf das Quell-Feld.
3. Aktiviere das Kontrollkästchen "Beim Verlassen berechnen".

Sobald du nun den Tabulator drückst oder aus dem Feld klickst, werden alle verknüpften Querverweise mit deinem definierten Format aktualisiert.

Zusammenfassung der Syntax: