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Seriendruck für E-Mails: Mehrere personalisierte Rechnungen gleichzeitig versenden

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du personalisierte Rechnungen per E-Mail mithilfe der Seriendruck-Funktion (Mail Merge) versendest.

Diese Anleitung zeigt dir, wie du mithilfe von Microsoft Excel, Microsoft Word und Outlook den Rechnungsversand automatisierst.

Voraussetzungen

  • Excel: Eine Liste mit deinen Kundendaten und Rechnungsbeträgen.
  • Word: Dein Rechnungstext oder das Anschreiben.
  • Outlook: Als Standard-E-Mail-Programm eingerichtet.

Schritt 1: Die Excel-Datenquelle vorbereiten

Bevor du in Word startest, benötigst du eine saubere Datenbasis in Excel.

  1. Erstelle eine Tabelle mit folgenden Spaltenüberschriften (Beispiel):
    • Vorname
    • Nachname
    • E-Mail-Adresse
    • Rechnungsnummer
    • Betrag
    • Fälligkeitsdatum
  2. Trage die Daten deiner Kunden ein.
  3. Wichtig: Speichere die Datei und schließe Excel, da Word sonst eventuell nicht auf die Daten zugreifen kann.

Schritt 2: Das Word-Dokument (Anschreiben) erstellen

In Word gestaltest du nun die Nachricht, die der Kunde als E-Mail erhalten soll.

  1. Öffne ein neues Word-Dokument.
  2. Navigiere zum Reiter Sendungen.
  3. Klicke auf Seriendruck starten und wähle E-Mail-Nachrichten.

Schritt 3: Empfängerliste verknüpfen

Jetzt verbindest du Word mit deiner Excel-Tabelle.

  1. Klicke unter dem Reiter Sendungen auf Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden....
  2. Suche deine gespeicherte Excel-Datei und klicke auf Öffnen.
  3. Wähle das entsprechende Tabellenblatt aus und bestätige mit OK.

Schritt 4: Platzhalter (Seriendruckfelder) einfügen

Anstatt Namen oder Beträge manuell einzutippen, fügst du Platzhalter ein, die Word automatisch mit den Daten aus Excel füllt.

  1. Setze den Cursor an die Stelle im Text, an der eine Information (z. B. der Name) erscheinen soll.
  2. Klicke auf Seriendruckfeld einfügen.
  3. Wähle das passende Feld aus (z. B. „Vorname“ oder „Betrag“).
    • Beispiel: „Sehr geehrte(r) «Vorname» «Nachname», anbei erhalten Sie Ihre Rechnung Nr. «Rechnungsnummer» über «Betrag» €.“
  4. Wiederhole dies für alle variablen Daten.

Schritt 5: Vorschau prüfen

Bevor du die E-Mails abschickst, solltest du kontrollieren, ob alles korrekt aussieht.

  1. Klicke im Reiter Sendungen auf Vorschau Ergebnisse.
  2. Nutze die Pfeiltasten in der Menüleiste, um durch die einzelnen Datensätze zu blättern. Prüfe, ob die Beträge und Namen korrekt zugeordnet sind.

Schritt 6: E-Mails versenden

Wenn alles passt, kannst du den Versand starten.

  1. Klicke auf Fertig stellen und zusammenführen.
  2. Wähle E-Mail-Nachrichten senden....
  3. Es öffnet sich ein Fenster:
    • Zu: Wähle hier die Spalte aus Excel aus, die die E-Mail-Adressen enthält (z. B. „E_Mail_Adresse“).
    • Betreffzeile: Gib einen aussagekräftigen Betreff ein (z. B. „Ihre Rechnung – Vielen Dank für Ihren Einkauf“).
    • Senden als: Hier ist „HTML“ die Standardeinstellung (empfohlen).
  4. Klicke auf OK.

Hinweis: Word sendet die E-Mails nun automatisch über dein verknüpftes Outlook-Konto. Du kannst den Fortschritt im Outlook-Ordner „Gesendete Elemente“ verfolgen.

Profi-Tipp für Anhänge (PDF)

Der Standard-Seriendruck von Word kann den Text der Rechnung direkt in die E-Mail schreiben. Wenn du jedoch eine separate PDF-Datei als Anhang mitsenden möchtest, bietet Word diese Funktion von Haus aus nicht an.

In diesem Fall gibt es zwei Lösungen:

  1. Add-ins: Nutze Tools wie den „Mail Merge Toolkit“ oder „Mail Merge Lib“.
  2. VBA-Makro: Fortgeschrittene Nutzer können ein Makro verwenden, um Word anzuweisen, für jede Zeile eine PDF zu generieren und per Outlook zu versenden.

Zusammenfassung der Checkliste

  • [ ] Excel-Liste ist aktuell und geschlossen.
  • [ ] Word ist mit der Excel-Liste verbunden.
  • [ ] Platzhalter sind korrekt im Text platziert.
  • [ ] Outlook ist geöffnet und bereit zum Senden.
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