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Primavera P6 Tutorial: Aktivitäten hervorheben mit Filtern und der Spotlight-Funktion

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Hier ist ein detailliertes Tutorial im Stil von dptutorials, das erklärt, wie du Aktivitäten in Primavera P6 mithilfe von Filtern und der Spotlight-Funktion hervorhebst.

In großen Projektplänen mit hunderten oder tausenden von Aktivitäten ist es entscheidend, den Fokus auf die wesentlichen Aufgaben zu lenken. In diesem Tutorial lernst du, wie du die Funktionen Filter und Spotlight nutzt, um deine Projektsteuerung effizienter zu gestalten.

Teil 1: Aktivitäten hervorheben mit Filtern

Filter werden meist dazu genutzt, Aktivitäten auszublenden, die nicht relevant sind. Primavera P6 bietet jedoch auch die Option, Aktivitäten nur hervorzuheben (Highlighting), anstatt den Rest zu verstecken.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Filter-Menü öffnen: Klicke in der Symbolleiste auf das Filter-Icon (Trichter) oder gehe über Layout -> Filters.
  2. Filter auswählen oder erstellen:
    • Wähle einen bestehenden Filter (z. B. "Critical") oder erstelle einen neuen über den Button New.
    • Definiere deine Kriterien (z. B. Where Start is within the next 30 days).
  3. Die "Highlight"-Option nutzen:
    • Schau unten im Filter-Fenster auf die Auswahlmöglichkeiten.
    • Wähle anstelle von "Filter activities" die Option "Highlight activities".
  4. Anwenden: Klicke auf OK oder Apply.
    • Ergebnis: Alle Aktivitäten, die den Filterkriterien entsprechen, werden farblich markiert (meist hellblau hinterlegt), während alle anderen Aktivitäten weiterhin sichtbar bleiben.

Teil 2: Die Spotlight-Funktion nutzen

Die Spotlight-Funktion ist eines der besten Werkzeuge für Status-Updates. Sie zeigt dir visuell im Gantt-Chart an, welche Aktivitäten in einem bestimmten Zeitraum (meist zwischen dem letzten und dem aktuellen Data Date) bearbeitet werden sollten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Spotlight aktivieren:
    • Klicke in der oberen Symbolleiste auf das Spotlight-Icon (Symbol mit der Taschenlampe).
    • Alternativ: Gehe über das Menü View -> Spotlight.
  2. Zeitraum anpassen:
    • Im Gantt-Chart erscheint nun ein gelb (oder je nach Einstellung andersfarbig) markierter Bereich, der beim aktuellen Data Date beginnt.
    • Bewege den Mauszeiger über die Kante des markierten Bereichs im Zeitstrahl. Ziehe die Markierung nach rechts, um den Zeitraum zu erweitern (z. B. für die nächsten zwei Wochen).
  3. Analyse der Ergebnisse:
    • Alle Aktivitäten, deren Balken sich innerhalb dieses markierten Zeitraums befinden, werden in der Aktivitätsliste automatisch markiert/hervorgehoben.
    • Dies sind die Aktivitäten, die laut Plan Fortschritt aufweisen sollten oder in Kürze beginnen.

Teil 3: Kombination von Spotlight und Fortschritts-Update

Die Kombination beider Features ist besonders mächtig für wöchentliche Statusberichte:

  1. Aktiviere das Spotlight für die aktuelle Berichtswoche.
  2. Primavera P6 markiert sofort alle relevanten Aufgaben.
  3. Du kannst nun gezielt diese markierten Zeilen durchgehen und die Spalten Actual Start, Actual Finish oder % Complete aktualisieren.
  4. Um die Markierung wieder zu entfernen, klicke einfach erneut auf das Taschenlampen-Icon.

Profi-Tipps für die Ansicht

  • Farben anpassen: Du kannst die Farbe der Markierung unter Edit -> User Preferences -> Tab Application -> Assistance anpassen (unter "Spotlight").
  • Drucken: Wenn du ein Layout druckst, während die "Highlight"-Option im Filter aktiv ist, werden die Aktivitäten auch im PDF-Ausdruck farblich hervorgehoben. Das hilft Stakeholdern, kritische Bereiche sofort zu erkennen.

Fazit: Während Filter dazu dienen, die Datenmenge zu reduzieren, hilft dir das Highlighting und Spotlight dabei, den Kontext des gesamten Projekts zu wahren, während du dich auf spezifische Zeitfenster konzentrierst.

Wenn dir dieses Tutorial geholfen hat, schau dir weitere Tipps auf dptutorials an!

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