MS Project: Kalender einrichten und verwalten

Die korrekte Kalenderkonfiguration ist das Fundament jeder soliden Terminplanung in Microsoft Project. Nur wenn die Arbeitszeiten, Feiertage und Urlaubstage korrekt hinterlegt sind, kann Project realistische Endtermine berechnen.

Dieses Tutorial führt Sie durch die Erstellung und Zuweisung von Kalendern.

1. Die drei Arten von Kalendern

In MS Project gibt es drei Ebenen, auf denen Kalender wirken:

1. Projektkalender: Der Standardkalender für das gesamte Projekt.
2. Ressourcenkalender: Individuelle Arbeitszeiten für Personen oder Maschinen (z. B. Teilzeit oder Urlaub).
3. Vorgangskalender: Spezielle Kalender für Aufgaben, die unabhängig von Ressourcen (z. B. Maschinenlaufzeiten über das Wochenende) stattfinden.

2. Einen neuen Basiskalender erstellen

Bevor Sie Details anpassen, sollten Sie einen eigenen Projektkalender erstellen, um die Standardvorlagen nicht zu überschreiben.

1. Gehen Sie im Menüband auf den Reiter Projekt.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitszeit ändern.
3. Klicken Sie oben rechts auf Neuen Kalender erstellen.
4. Geben Sie einen Namen ein (z. B. "Firmenkalender") und wählen Sie "Kopie erstellen von 'Standard'".
5. Bestätigen Sie mit OK.

3. Ausnahmen definieren (Feiertage & Betriebsruhe)

Unter dem Reiter Ausnahmen tragen Sie alle Tage ein, an denen nicht gearbeitet wird.

1. Geben Sie in der Liste einen Namen ein (z. B. "Weihnachten").
2. Wählen Sie das Anfangs- und Enddatum.
3. Wiederkehrende Termine: Klicken Sie auf die Schaltfläche Details, um festzulegen, dass sich dieser Feiertag jedes Jahr am selben Tag wiederholt.
4. Project markiert diese Tage im Kalender nun als arbeitsfreie Zeit.

4. Die Arbeitswoche anpassen (Regelarbeitszeit)

Wenn Ihr Unternehmen nicht nach dem Standardmodell (Mo-Fr, 08:00–17:00 Uhr) arbeitet, passen Sie dies hier an:

1. Klicken Sie im Dialogfeld "Arbeitszeit ändern" auf den Reiter Arbeitswochen.
2. Wählen Sie die Zeile [Standard] aus und klicken Sie rechts auf Details.
3. Wählen Sie die Wochentage aus (z. B. Montag bis Freitag).
4. Wählen Sie die Option Tage auf folgende spezifische Arbeitszeiten festlegen.
5. Tragen Sie die gewünschten Uhrzeiten ein (z. B. 07:30 – 12:00 und 13:00 – 16:30).
6. Bestätigen Sie zweimal mit OK.

5. Den Kalender dem Projekt zuweisen

Nachdem der Kalender erstellt wurde, müssen Sie MS Project mitteilen, dass er für das aktuelle Projekt verwendet werden soll.

1. Gehen Sie auf den Reiter Projekt.
2. Klicken Sie auf Projektinformationen.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü bei Kalender Ihren neu erstellten Kalender ("Firmenkalender") aus.
4. Bestätigen Sie mit OK.

6. Wichtig: Optionen an die Kalenderzeiten anpassen

Ein häufiger Fehler ist die Diskrepanz zwischen Kalenderzeiten und den Projektoptionen. Wenn Ihr Kalender 8 Stunden Arbeit pro Tag vorsieht, muss dies auch in den Optionen stehen.

1. Gehen Sie auf Datei > Optionen.
2. Wählen Sie die Kategorie Terminplanung.
3. Stellen Sie sicher, dass Standard-Anfangszeit, Standard-Endzeit, Stunden pro Tag und Stunden pro Woche exakt mit Ihrem Kalender übereinstimmen.
   • Warum? Project rechnet intern oft mit Stunden. Wenn dort 8 Std./Tag stehen, Sie im Kalender aber 9 Stunden definiert haben, entstehen Verschiebungen in der Anzeige der Dauer.

7. Ressourcenkalender (Individuelle Urlaube)

Wenn einzelne Mitarbeiter Urlaub haben:

1. Wechseln Sie in die Ansicht Ressource: Tabelle (unten rechts oder über den Reiter "Ansicht").
2. Doppelklicken Sie auf den Namen der Ressource.
3. Klicken Sie im Reiter "Allgemein" auf Arbeitszeit ändern.
4. Tragen Sie hier unter Ausnahmen den Urlaub der Person ein. Dieser Kalender überschreibt für diese Ressource den allgemeinen Projektkalender.

Zusammenfassung der Best Practice

• Immer zuerst den Basiskalender mit Feiertagen erstellen.
• Immer die Projektoptionen (Datei > Optionen > Terminplanung) mit den Kalenderzeiten synchronisieren.
• Nutzen Sie die Ausnahmen für alles, was vom Standard abweicht (Brückentage, Fortbildungen).