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Master-Anleitung: HR-Dashboards und Diagramme in Excel erstellen

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du ein professionelles HR-Dashboard in Excel erstellst.

Ein HR-Dashboard hilft dir, wichtige Kennzahlen (KPIs) wie Mitarbeiterzahl, Fluktuation und Gehaltsstrukturen visuell aufzubereiten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Schritt 1: Die Datenbasis vorbereiten

Bevor du Diagramme erstellen kannst, müssen deine Rohdaten sauber strukturiert sein.

  1. Tabelle erstellen: Markiere deinen Datensatz (z. B. Spalten für Name, Abteilung, Eintrittsdatum, Status, Gehalt) und drücke Strg + T. Dies wandelt den Bereich in eine „Intelligente Tabelle“ um.
  2. Benennung: Gib der Tabelle im Reiter „Tabellenentwurf“ einen Namen (z. B. HR_Daten).
  3. Datenbereinigung: Stelle sicher, dass keine Leerzeilen vorhanden sind und Datumsformate einheitlich sind.

Schritt 2: Pivot-Tabellen als Datenmotor nutzen

Pivot-Tabellen sind das Herzstück jedes Dashboards. Sie fassen die Rohdaten für die Diagramme zusammen.

  1. Gehe auf Einfügen > PivotTable.
  2. Wähle als Quelle deine Tabelle HR_Daten.
  3. Erstelle verschiedene Pivot-Tabellen auf einem neuen Tabellenblatt (nenne es „Berechnungen“):
    • Headcount pro Abteilung: Ziehe „Abteilung“ in die Zeilen und „Name“ in die Werte (Anzahl).
    • Geschlechterverteilung: Ziehe „Geschlecht“ in die Zeilen und „Name“ in die Werte.
    • Mitarbeiterstatus: Ziehe „Status“ (Aktiv/Ausgeschieden) in die Zeilen.

Schritt 3: Aussagekräftige Diagramme erstellen

Nun visualisieren wir die Daten aus den Pivot-Tabellen.

  1. Klicke in eine Pivot-Tabelle.
  2. Gehe auf PivotTable-Analyse > PivotChart.
  3. Wähle den richtigen Diagrammtyp:
    • Säulendiagramm: Ideal für den Vergleich von Abteilungen.
    • Donut-Diagramm: Perfekt für die Geschlechterverteilung oder den Status.
    • Liniendiagramm: Gut geeignet, um die Entwicklung der Mitarbeiterzahlen über [Zeitraum] darzustellen.

Schritt 4: Das Dashboard-Layout gestalten

Jetzt führen wir alles auf einem Blatt zusammen.

  1. Erstelle ein neues Tabellenblatt namens „Dashboard“.
  2. Hintergrund: Gehe auf den Reiter Ansicht und entferne den Haken bei Gitternetzlinien. Färbe den Hintergrund eventuell hellgrau ein.
  3. Überschrift: Füge oben ein Textfeld mit dem Titel „HR Performance Dashboard – [Zeitraum]“ ein.
  4. Diagramme verschieben: Schneide die Diagramme aus dem Berechnungsblatt aus (Strg + X) und füge sie im Dashboard-Blatt ein (Strg + V).

Schritt 5: Interaktivität durch Datenschnitte (Slicer)

Damit dein Dashboard dynamisch wird, fügen wir Filter hinzu.

  1. Klicke eines deiner Diagramme an.
  2. Gehe auf PivotChart-Analyse > Datenschnitt einfügen.
  3. Wähle Felder wie „Abteilung“, „Standort“ oder „Jahr“ aus.
  4. Wichtig: Klicke mit der rechten Maustaste auf den Datenschnitt > Berichtsverbindungen. Setze Haken bei allen Pivot-Tabellen, damit ein Klick im Filter alle Diagramme gleichzeitig aktualisiert.

Schritt 6: Design-Feinschliff

Ein Profi-Look zeichnet sich durch Minimalismus aus:

  • Farben: Nutze eine einheitliche Farbpalette (z. B. Firmenfarben).
  • Beschriftungen: Entferne unnötige Legenden, wenn die Achsen selbstklärend sind.
  • Buttons: Gestalte die Datenschnitte über den Reiter „Datenschnitt“ optisch passend zum Dashboard.

Struktur der kostenlosen HR-Dashboard-Vorlage

Wenn du dir eine Vorlage baust, sollte sie diese drei Tabellenblätter enthalten:

  1. Rohdaten: Hier kopierst du deine monatlichen Listen hinein.
  2. Berechnungen (Hidden): Hier liegen alle Pivot-Tabellen (dieses Blatt kann später ausgeblendet werden).
  3. Dashboard: Die visuelle Oberfläche für die Präsentation.

Tipp für die Praxis: Wenn du neue Daten in das Blatt „Rohdaten“ einfügst, musst du lediglich im Reiter Daten auf Alle aktualisieren klicken, und dein gesamtes Dashboard ist auf dem neuesten Stand für [aktueller Zeitraum].

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