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Bestandsverwaltung in Excel erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Formeln

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Hier ist ein ausführliches Tutorial zur Erstellung einer professionellen Bestandsverwaltung in Microsoft Excel.

Eine effiziente Lagerverwaltung ist das Herzstück jedes Handelsunternehmens. In diesem Tutorial lernst du, wie du ein dynamisches System aufbaust, das automatisch Bestände berechnet und dich warnt, wenn Artikel knapp werden.

1. Die Struktur festlegen (Tabellenblätter)

Erstelle zuerst eine neue Excel-Datei mit drei separaten Tabellenblättern:

  1. Bestandsübersicht: Hier siehst du den aktuellen Status.
  2. Wareneingang: Hier trägst du alle neuen Lieferungen ein.
  3. Warenausgang: Hier erfasst du alle Verkäufe oder Entnahmen.

2. Tabellen erstellen und formatieren

Damit die Formeln automatisch erweitert werden, wenn du neue Zeilen hinzufügst, nutzen wir die Funktion "Als Tabelle formatieren".

A. Bestandsübersicht

Erstelle folgende Spaltenköpfe:

  • SKU / ID
  • Artikelname
  • Anfangsbestand
  • Eingänge
  • Ausgänge
  • Aktueller Bestand
  • Mindestbestand
  • Status

Markiere den Bereich und drücke Strg + T. Benenne die Tabelle im Reiter "Tabellenentwurf" oben links in Bestandstabelle um.

B. Wareneingang & Warenausgang

Erstelle in beiden Blättern jeweils diese Spalten:

  • Datum
  • SKU / ID
  • Menge

Markiere auch diese und drücke Strg + T. Benenne sie entsprechend Eingangstabelle und Ausgangstabelle.

3. Die Formeln einfügen

Jetzt kommt die Logik. Wir nutzen die SUMMEWENN-Funktion, um die Daten aus den Bewegungslisten in die Übersicht zu ziehen.

Gehe in die Bestandsübersicht und gib folgende Formeln ein:

Spalte: Eingänge

=SUMMEWENN(Eingangstabelle[SKU / ID]; [@SKU / ID]; Eingangstabelle[Menge]) Erklärung: Excel sucht in der Eingangstabelle nach der SKU dieses Artikels und addiert alle gefundenen Mengen.

Spalte: Ausgänge

=SUMMEWENN(Ausgangstabelle[SKU / ID]; [@SKU / ID]; Ausgangstabelle[Menge])

Spalte: Aktueller Bestand

=[@Anfangsbestand] + [@Eingänge] - [@Ausgänge]

4. Automatisches Warnsystem (Status)

Wir möchten wissen, wann wir nachbestellen müssen. Nutze dazu eine WENN-Funktion in der Spalte Status:

=WENN([@[Aktueller Bestand]] <= [@Mindestbestand]; "NACHBESTELLEN"; "OK")

Zusatz-Tipp (Bedingte Formatierung):

  1. Markiere die Spalte "Status".
  2. Gehe zu Start -> Bedingte Formatierung -> Regeln zum Hervorheben von Zellen -> Textinhalt.
  3. Gib "NACHBESTELLEN" ein und wähle eine rote Füllung.

5. Datenvalidierung (Dropdown-Menüs)

Damit du dich beim Wareneingang/-ausgang nicht verschreibst, nutzen wir Dropdown-Menüs für die SKUs.

  1. Gehe in das Blatt Wareneingang.
  2. Markiere die Spalte SKU / ID.
  3. Klicke auf Daten -> Datenüberprüfung.
  4. Wähle bei Zulassen: Liste.
  5. Als Quelle markierst du die Spalte SKU / ID aus deiner Bestandsübersicht.

6. Zusammenfassung & Download

Du hast nun ein vollautomatisches System:

  • Trägst du im Wareneingang etwas ein, erhöht sich der Bestand in der Übersicht.
  • Trägst du im Warenausgang etwas ein, verringert er sich.
  • Unterschreitet der Bestand das Limit, leuchtet der Status ROT.

[Kostenloser Vorlagen-Download]

(Hinweis: Da dies ein Text-Tutorial ist, kannst du dir die oben beschriebene Logik in 5 Minuten selbst zusammenbauen. Falls du eine fertige Datei suchst, bieten Plattformen wie Microsoft Create oder spezialisierte Excel-Blogs oft kostenlose ".xlsx"-Dateien an, die genau nach diesem Prinzip funktionieren.)

Viel Erfolg bei deiner Bestandsverwaltung!

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