Tutorials

Anleitung: Wiederkehrende Aufgaben in Microsoft Teams Planner einrichten

Melden

Hier ist ein kompaktes Tutorial, wie du wiederkehrende Aufgaben in Microsoft Teams (Planner/Tasks) einrichtest.

Wiederkehrende Aufgaben sind ideal für Routine-Checks, wöchentliche Berichte oder monatliche Wartungsarbeiten. So konfigurierst du sie direkt in Microsoft Teams.

Schritt 1: Planner in Teams öffnen

  1. Öffne Microsoft Teams.
  2. Klicke in der linken Seitenleiste auf die App „Tasks von Planner und To Do“ (sollte sie nicht da sein, klicke auf die drei Punkte ... und suche danach).
  3. Wähle den entsprechenden Plan aus, in dem du die Aufgabe erstellen möchtest.

Schritt 2: Eine Aufgabe erstellen oder auswählen

  1. Erstelle eine neue Aufgabe über das Feld „Aufgabe hinzufügen“ oder klicke auf eine bereits bestehende Aufgabe, um die Detailansicht zu öffnen.
  2. Gib der Aufgabe einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Wöchentlicher Statusbericht“).

Schritt 3: Die Wiederholung festlegen

  1. Suche in den Aufgabendetails das Feld „Wiederholung“ (standardmäßig steht dort meistens „Wiederholt sich nicht“).
  2. Klicke auf das Dropdown-Menü. Hier hast du verschiedene Standardoptionen:
    • Täglich
    • Wochentags (Montag bis Freitag)
    • Wöchentlich
    • Monatlich
    • Jährlich
  3. Wähle „Benutzerdefiniert“, wenn du spezielle Intervalle benötigst (z. B. alle 2 Wochen oder an bestimmten Wochentagen).

Schritt 4: Startdatum festlegen

Stelle sicher, dass du ein Startdatum und ggf. ein Fälligkeitsdatum einträgst. Das System nutzt diese Daten, um den Rhythmus für die zukünftigen Instanzen der Aufgabe zu berechnen.

Schritt 5: Speichern und Automatik verstehen

Sobald du die Wiederholung eingestellt hast, erscheint ein kleines Kreis-Symbol bei der Aufgabe.

Wichtiger Hinweis zur Funktionsweise: Im Gegensatz zu Kalenderterminen erstellt Planner nicht sofort alle zukünftigen Aufgaben in deiner Liste.

  • Es existiert immer nur eine aktive Instanz der Aufgabe.
  • Erst wenn du die aktuelle Aufgabe als „erledigt“ markierst (Haken setzen), generiert Planner automatisch die nächste fällige Aufgabe basierend auf deinem gewählten Intervall.

Profi-Tipps:

  • Checklisten nutzen: Wenn eine wiederkehrende Aufgabe aus mehreren Unterschritten besteht, füge eine Checkliste hinzu. Diese wird bei jeder neuen Instanz der Aufgabe automatisch mitkopiert.
  • Benachrichtigungen: Wenn du eine Aufgabe auf „Wöchentlich“ stellst, erhältst du (je nach Einstellung) eine Benachrichtigung, wenn die neue Instanz fällig wird, nachdem die alte abgeschlossen wurde.
  • Wiederholung bearbeiten: Möchtest du den Rhythmus ändern, klicke einfach wieder in die Aufgabendetails. Änderungen gelten dann für alle zukünftigen Wiederholungen.
0