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Tutorial: MS Teams – Planner-Aufgaben nach Excel exportieren

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Hier ist ein kompaktes Tutorial, wie du deine Aufgaben aus Microsoft Planner innerhalb von MS Teams direkt nach Excel exportieren kannst.

Wenn du deine Projektaufgaben analysieren, filtern oder für einen Bericht aufbereiten möchtest, bietet Microsoft Teams eine einfache Export-Funktion direkt nach Excel an.

Schritt 1: Den Planner in MS Teams öffnen

  1. Öffne Microsoft Teams.
  2. Navigiere zu dem Team und dem Kanal, in dem sich dein Planner befindet.
  3. Klicke oben in der Tab-Leiste auf den Namen deines Planners (z. B. "Aufgaben" oder "Projektplan").

Schritt 2: Das Menü für die Planeinstellungen öffnen

  1. Sobald dein Planner geladen ist, schaue in die obere rechte Ecke des Planner-Fensters (unterhalb deines Profilbilds).
  2. Dort findest du drei Punkte (...) für „Mehr“ oder „Planeinstellungen“. Klicke darauf.

Schritt 3: Exportvorgang starten

  1. In dem Dropdown-Menü, das nun erscheint, wähle die Option „Plan nach Excel exportieren“.
  2. Es erscheint ein kurzes Info-Fenster, dass der Export vorbereitet wird.

Schritt 4: Excel-Datei speichern und öffnen

  1. MS Teams erstellt nun automatisch eine Excel-Datei.
  2. In der Regel wird die Datei direkt in deinem lokalen Downloads-Ordner gespeichert.
  3. Öffne die Datei. Du findest dort alle Aufgaben übersichtlich in einer Tabelle aufgelistet.

Was wird exportiert?

Die Excel-Tabelle ist sehr detailliert und enthält unter anderem folgende Informationen:

  • Aufgabenname und Status (Nicht begonnen, In Bearbeitung, Erledigt)
  • Priorität (Dringend, Wichtig, Mittel, Niedrig)
  • Bucket-Name (die Spalte, in der die Aufgabe stand)
  • Zugewiesen an (wer die Aufgabe bearbeitet)
  • Start- und Fälligkeitsdatum
  • Checklisten-Punkte (Anzahl der erledigten vs. gesamten Punkte)
  • Erstellt von und Erstellungsdatum

Tipps für die Nachbearbeitung

  • Filter setzen: Nutze in Excel die Tastenkombination Strg + Umschalt + L, um Filter in der Kopfzeile zu aktivieren. So kannst du schnell nach bestimmten Personen oder Status suchen.
  • Pivot-Tabellen: Wenn du eine grafische Auswertung deiner Aufgaben benötigst, kannst du die exportierten Daten direkt als Quelle für eine Pivot-Tabelle nutzen.

Hinweis: Der Export umfasst immer den gesamten Plan. Es ist aktuell nicht möglich, nur einzelne markierte Aufgaben oder gefilterte Ansichten direkt zu exportieren; dies muss nach dem Export manuell in Excel gefiltert werden.

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