Wie exportiere ich meine Aufgaben aus Microsoft Planner in Excel?
- Einleitung
- Export über Microsoft Planner Web-App
- Alternative: Export über Microsoft Graph API
- Export mithilfe von Power Automate (Flow)
- Zusammenfassung
Einleitung
Microsoft Planner ist ein praktisches Tool für die Aufgabenverwaltung in Teams und Organisationen.
Allerdings gibt es keine direkte "Exportieren"-Schaltfläche, um alle Aufgaben in eine Excel-Datei zu übernehmen.
Trotzdem gibt es mehrere Möglichkeiten, um deine Planer-Daten in Excel zu exportieren, sodass du sie weiterverarbeiten oder archivieren kannst.
Export über Microsoft Planner Web-App
Wenn du deinen Microsoft Planner über den Webbrowser öffnest, kannst du direkt eine Excel-Datei mit deinen Plan-Aufgaben herunterladen. Gehe hierzu in den gewünschten Plan, oben rechts findest du einen Button Mehr (dargestellt mit drei Punkten …). Klicke darauf und wähle die Option Plan in Excel exportieren.
Anschließend wird eine Excel-Datei generiert und heruntergeladen, die alle Aufgaben mit ihren Details enthält, darunter Titel, Fälligkeitsdatum, Status, Zuweisungen, Beschriftungen und mehr. Diese Excel-Datei kannst du anschließend öffnen und nach Belieben bearbeiten oder auswerten.
Alternative: Export über Microsoft Graph API
Für komplexere Anwendungsfälle oder automatisierte Exporte kannst du die Microsoft Graph API nutzen, um alle Aufgaben aus Planner abzurufen und anschließend in eine Excel-Datei zu importieren. Dies erfordert allerdings Programmierkenntnisse und entsprechende Berechtigungen in Azure Active Directory.
Mit der Graph API kannst du zum Beispiel die Aufgaben eines Plans per REST-Aufruf auslesen und die Daten anschließend manuell oder automatisiert in Excel ablegen. Dafür eignet sich ein PowerShell-Skript oder ein Programm in C#, Python oder einer anderen Sprache.
Export mithilfe von Power Automate (Flow)
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mit Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow) eine automatisierte Verbindung zwischen Planner und Excel einzurichten. Dabei kannst du einen Flow erstellen, der neue oder geänderte Aufgaben aus Planner abruft und diese in eine Excel-Datei schreibt.
Hierfür muss die Excel-Datei auf OneDrive oder SharePoint liegen, damit Power Automate darauf zugreifen kann. Diese Methode bietet besonders viel Flexibilität und eignet sich, wenn du regelmäßig Daten exportieren und aktualisieren möchtest, ohne manuell zu arbeiten.
Zusammenfassung
Der einfachste Weg ist der direkte Excel-Export über die Planner Webapp mit der Funktion Plan in Excel exportieren. Für automatisierte oder umfangreiche Exporte empfehlen sich die Nutzung der Microsoft Graph API oder Power Automate. Je nachdem, wie häufig und in welchem Umfang du die Aufgaben exportieren möchtest, kannst du die passende Methode auswählen.