Wie ändere ich das Fälligkeitsdatum mehrerer Aufgaben gleichzeitig in Microsoft Planner?
- Einleitung
- Direkte Bearbeitung in Microsoft Planner
- Verwendung von Planner Hub oder Meine Aufgaben
- Exportieren und Bearbeiten per Excel
- Einsatz von Microsoft Power Automate
- Fazit
Einleitung
Microsoft Planner ist ein praktisches Tool zur Verwaltung von Aufgaben und Projekten innerhalb eines Teams. Oft möchte man das Fälligkeitsdatum mehrerer Aufgaben zur besseren Organisation oder wegen Verschiebungen im Zeitplan ändern. Leider bietet Microsoft Planner keine direkte Funktion, um das Fälligkeitsdatum mehrerer Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Dennoch gibt es verschiedene Wege und Workarounds, um dieses Ziel zu erreichen.
Direkte Bearbeitung in Microsoft Planner
Im Standardinterface von Microsoft Planner können Sie das Fälligkeitsdatum nur für einzelne Aufgaben ändern. Dafür klicken Sie auf die Aufgabe, öffnen deren Details und passen das Datum im entsprechenden Feld an. Wenn Sie dies für mehrere Aufgaben durchführen möchten, müssen Sie diesen Vorgang für jede Aufgabe einzeln wiederholen. Ein direktes Mehrfachbearbeiten, wie man es aus einigen anderen Tools kennt, fehlt in der aktuellen Version.
Verwendung von Planner Hub oder Meine Aufgaben
Die beiden Ansichten Planner Hub und Meine Aufgaben bieten eine Übersicht über Aufgaben aus verschiedenen Plänen. Auch hier ist die Aufgabenbearbeitung auf einzelne Elemente beschränkt – ein paralleles Ändern mehrerer Fälligkeitsdaten auf einmal ist nicht möglich. Sie erleichtern aber das Finden und Auswählen der Aufgaben, die angepasst werden müssen.
Exportieren und Bearbeiten per Excel
Ein effektiver Workaround besteht darin, die Aufgaben aus dem Planner zu exportieren und die Fälligkeitsdaten anschließend in Excel zu bearbeiten. Dazu öffnen Sie Ihren Plan im Planner Online, wählen die Optionen für den Export (z.B. Plan in Excel öffnen, falls verfügbar) und speichern die Datei lokal. In Excel können Sie dann die Spalte mit den Fälligkeitsdaten für mehrere Aufgaben gleichzeitig anpassen. Um die Änderungen zurück in Planner zu übertragen, müssen Sie die Daten jedoch manuell oder über Drittanbieter-Tools wieder importieren, da Microsoft Planner standardmäßig keinen Rückimport aus Excel unterstützt.
Einsatz von Microsoft Power Automate
Wer mit Automatisierungen vertraut ist, kann Microsoft Power Automate (vormals Flow) einsetzen, um mehrere Aufgaben automatisiert zu aktualisieren. Mit Power Automate erstellen Sie einen Flow, der auf bestimmte Trigger – beispielsweise bestimmte Tags oder Statusänderungen – reagiert und anschließend das Fälligkeitsdatum für alle passenden Aufgaben anpasst. Das erfordert allerdings einige technische Kenntnisse und entsprechende Berechtigungen, ist aber die einzige Möglichkeit, mehrere Aufgaben auf einmal zu ändern, ohne jeden Vorgang manuell auszuführen.
Fazit
Microsoft Planner erlaubt derzeit nicht, das Fälligkeitsdatum mehrerer Aufgaben gleichzeitig direkt im Tool zu ändern. Die einfachste Möglichkeit für einfache Anpassungen ist, die Aufgaben nacheinander zu bearbeiten. Für größere Änderungen sind Export und Bearbeitung in Excel oder die Nutzung von Power Automate empfehlenswert. Beide Wege bieten zwar mehr Aufwand, ermöglichen aber die parallele Anpassung vieler Aufgaben.