Wie kann ich einen Microsoft Planner freigeben?
- Einführung in die Freigabe von Microsoft Planner
- Voraussetzungen für die Freigabe eines Microsoft Planners
- Wie gebe ich einen Microsoft Planner frei?
- Direkte Freigabemöglichkeiten innerhalb von Microsoft Planner
- Fazit zur Freigabe von Microsoft Planner
Einführung in die Freigabe von Microsoft Planner
Microsoft Planner ist ein nützliches Tool zur Organisation von Aufgaben und Projekten innerhalb von Teams. Die Möglichkeit, einen Plan freizugeben, ist entscheidend, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Die Freigabe bedeutet dabei, dass andere Personen Zugriff auf den Plan erhalten und gemeinsam an den Aufgaben arbeiten können.
Voraussetzungen für die Freigabe eines Microsoft Planners
Um einen Microsoft Planner erfolgreich freizugeben, müssen zuerst einige Voraussetzungen erfüllt sein. Da Microsoft Planner eng in die Office 365-Umgebung integriert ist, ist ein gültiges Office 365-Konto notwendig. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Person, mit der der Plan geteilt werden soll, auch Mitglied des zugrundeliegenden Microsoft 365-Gruppen- oder Teams-Kontos sein muss. Planner-Pläne sind nämlich immer mit einer Microsoft 365-Gruppe verknüpft, sodass die Freigabe in der Regel über die Mitgliedschaft in dieser Gruppe erfolgt.
Wie gebe ich einen Microsoft Planner frei?
Einen Microsoft Planner freizugeben geschieht automatisch, wenn man Personen zu der zugehörigen Microsoft 365-Gruppe oder einem Microsoft Teams-Team hinzufügt. Wenn Sie beispielsweise ein neues Team in Microsoft Teams erstellen, wird gleichzeitig eine Gruppe für die Zusammenarbeit erstellt, und alle Mitglieder können den zugehörigen Planner-Plan sehen und bearbeiten. Falls Sie bereits einen Plan haben, können Sie die Gruppenmitgliedschaft erweitern, indem Sie weitere Mitglieder hinzufügen. Diese Personen erhalten somit automatische Zugriffsrechte auf den Plan.
Direkte Freigabemöglichkeiten innerhalb von Microsoft Planner
Anders als bei einigen anderen Office-Anwendungen gibt es in Microsoft Planner keine separate Schaltfläche Freigeben, mit der man den Plan per Link oder E-Mail freigeben kann. Der Zugriff wird ausschließlich über die Gruppen- oder Teammitgliedschaft gesteuert. Das bedeutet, um jemanden Zugriff zu geben, müssen Sie diese Person als Mitglied der entsprechenden Gruppe hinzufügen. Das können Sie entweder direkt in Outlook über die Gruppenverwaltung, in Microsoft Teams beim Hinzufügen von Mitgliedern oder im Microsoft 365 Admin Center erledigen.
Fazit zur Freigabe von Microsoft Planner
Die Freigabe eines Microsoft Planners erfolgt indirekt über die Verwaltung der Microsoft 365-Gruppenmitgliedschaften. Um einen Plan zugänglich zu machen, fügen Sie die gewünschten Nutzer der entsprechenden Gruppe oder dem Team hinzu. Dies gewährleistet, dass alle Beteiligten gleichzeitig Aufgaben erstellen, bearbeiten und den Fortschritt verfolgen können. Somit ist Microsoft Planner ideal für die teamübergreifende Zusammenarbeit geeignet und die Verwaltung der Zugriffsrechte erfolgt unkompliziert über die bestehende Office 365-Infrastruktur.