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Anleitung: Things 3 und Notion nahtlos miteinander synchronisieren

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Notion ist eines der mächtigsten Werkzeuge für Projektmanagement, Wissensdatenbanken und kollaboratives Arbeiten. Things 3 wiederum gilt als eine der elegantesten und schnellsten Apps für das persönliche Aufgabenmanagement im Apple-Ökosystem.

Da Cultured Code (die Entwickler von Things 3) keine offene Cloud-API für direkte Zwei-Wege-Syncs anbietet, gibt es keine native „Ein-Klick-Lösung“. Über Apple Kurzbefehle (Shortcuts) und die Notion API bzw. Automationsplattformen wie Make (Integromat) lässt sich jedoch ein extrem stabiler und automatisierter Workflow einrichten.

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfährst du, wie du Notion und Things 3 optimal miteinander verbindest.

Die Kernstrategie im Überblick

Um Frust durch Endlosschleifen zu vermeiden, empfiehlt sich folgende Rollenverteilung:

  • Notion = Die Projekt- und Team-Zentrale: Hier entstehen Aufgaben im Kontext von Projekten, Deadlines und Notizen.
  • Things 3 = Das persönliche Ausführungs-Cockpit: Deine tägliche To-do-Liste („Heute“-Ansicht), in der du konzentriert abarbeitest.

Wir richten den Workflow so ein, dass neue Aufgaben aus Notion automatisch in deinem Things 3 Posteingang landen.

Voraussetzungen

  1. Einen aktiven Notion-Account mit einer Aufgaben-Datenbank (Tasks Database).
  2. Things 3 auf Mac, iPhone oder iPad.
  3. Einen kostenlosen Account bei Make.com (ehemals Integromat) oder die Apple Kurzbefehle-App.

Methode: Notion zu Things 3 synchronisieren (Vollautomatisch via Make & E-Mail)

Dies ist der stabilste und plattformunabhängigste Weg. Things 3 verfügt über eine Funktion namens „Mail to Things“, über die Aufgaben per E-Mail im Posteingang erstellt werden können.

Schritt 1: „Mail to Things“ aktivieren

  1. Öffne Things 3 auf deinem Mac oder iPhone.
  2. Gehe in die Einstellungen > Things Cloud (aktiviere sie, falls noch nicht geschehen).
  3. Klicke auf Mail to Things.
  4. Kopiere deine persönliche, geheime Things-E-Mail-Adresse (sie sieht etwa so aus: add-to-things-xyz123@things.email).

Schritt 2: Notion API-Verbindung vorbereiten

  1. Öffne deine Aufgaben-Datenbank in Notion.
  2. Stelle sicher, dass deine Datenbank mindestens folgende Spalten hat:
    • Aufgabenname (Titel)
    • Status (z. B. „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“)
    • Sync-Status (Eine Checkbox oder ein Tag namens „An Things gesendet“, um Duplikate zu vermeiden).

Schritt 3: Automatisierung in Make.com einrichten

  1. Erstelle ein neues Scenario auf Make.com.
  2. Modul 1: Notion – „Watch Database Items“
    • Verbinde deinen Notion-Account.
    • Wähle deine Aufgaben-Datenbank aus.
    • Setze einen Filter: Sync-Status ist nicht aktiviert (oder Status = „In Bearbeitung“ / einem spezifischen Status, den du in Things sehen willst).
  3. Modul 2: E-Mail – „Send an Email“ (oder Gmail / Outlook)
    • Empfänger (To): Füge deine geheime Things-E-Mail-Adresse ein.
    • Betreff (Subject): Wähle das Feld für den Aufgabennamen aus Notion.
    • Inhalt (Content): Füge z. B. die Notion-Seiten-URL ein, damit du mit einem Klick aus Things 3 zurück zu Notion springen kannst.
  4. Modul 3: Notion – „Update a Database Item“
    • Wähle dieselbe Page-ID aus Modul 1.
    • Setze den Haken bei Sync-Status auf „Wahr/Aktiviert“. So weiß das System beim nächsten Durchlauf, dass diese Aufgabe bereits exportiert wurde.
  5. Aktivieren: Stelle den Zeitplan des Szenarios ein (z. B. alle 15 Minuten).

Ergebnis: Sobald du in Notion eine neue Aufgabe erstellst und ihr den entsprechenden Status gibst, erscheint sie kurz darauf in deinem Things 3 Posteingang inklusive Rücklink zu Notion.

Alternative: Synchronisation über Apple Kurzbefehle (Kostenlos & Nativ)

Wer keinen Drittanbieter wie Make nutzen möchte, kann die Synchronisation direkt auf dem Mac, iPhone oder iPad über die Kurzbefehle-App ausführen.

Schritt 1: Notion-Integration anlegen

  1. Gehe auf notion.so/my-integrations.
  2. Erstelle eine neue Integration und kopiere das Internal Integration Secret (API-Token).
  3. Öffne deine Notion-Datenbank, klicke oben rechts auf die drei Punkte (...), gehe auf Verbindungen (Connections) und füge deine erstellte Integration hinzu.

Schritt 2: Kurzbefehl erstellen

  1. Öffne die Kurzbefehle-App auf deinem Apple-Gerät.
  2. Erstelle einen neuen Kurzbefehl.
  3. Aktion: URL-Inhalt abrufen (Get Contents of URL):
    • URL: https://api.notion.com/v1/databases/[DEINE_DATABASE_ID]/query
    • Methode: POST
    • Header:
      • Authorization: Bearer [DEIN_API_TOKEN]
      • Notion-Version: 2022-06-28 (oder die aktuellste Version)
      • Content-Type: application/json
  4. Aktion: Wörterbuchwert abrufen:
    • Lese das JSON-Ergebnis aus und greife über eine Schleife („Für jedes Objekt in...“) auf die Aufgabentitel zu.
  5. Aktion: Things – „To-Do hinzufügen“:
    • Füge die aus Notion gezogene Aufgabe zu Things 3 hinzu.
    • In den Notizen kannst du die Notion-URL hinterlegen.

Tipp: Du kannst diesen Kurzbefehl per Automation jeden Morgen um 08:00 Uhr automatisch im Hintergrund laufen lassen.

Best Practices für die Synchronisation

  1. Vermeide bidirektionale Dauerschleifen: Ein automatisches Zurückmelden („Wenn in Things erledigt, setze in Notion auf Erledigt“) führt ohne komplexe Skripte oft zu Duplikaten oder Fehlern. Am stabilsten ist der Einweg-Import (Notion $\rightarrow$ Things 3) mit einem direkten Link zur Notion-Page in den Things-Notizen.
  2. Tags nutzen: Gib den importierten Aufgaben in Things ein Tag wie #Notion oder das entsprechende Projektkürzel. So behältst du den Überblick, welche To-dos aus Team-Workspaces stammen.
  3. Notion-Links in Things 3 verwenden: Verwende in den Notizen der Things-Aufgabe immer den Notion-Deep-Link (notion://...). Klickst du darauf, öffnet sich sofort die native Notion-App direkt am richtigen Projekt.
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