How to Connect Things 3 and Notion Tasks Sync

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du deine Aufgaben zwischen Things 3 und Notion synchronisierst.

Da Things 3 eine rein lokale Datenbank auf Apple-Geräten nutzt und keine öffentliche Web-API für direkte Integrationen (wie Zapier oder Make) anbietet, gibt es keinen „Ein-Klick-Sync“. Wir nutzen daher den effizientesten Weg über Apple Kurzbefehle (Shortcuts) oder die E-Mail-zu-Things-Funktion.

In diesem Guide lernst du zwei Methoden kennen:

1. Die Profi-Lösung: Von Notion zu Things 3 via Apple Kurzbefehle.
2. Die Automatisierung: Von Notion zu Things 3 via Zapier/Make (E-Mail-Methode).

Methode 1: Von Notion zu Things 3 (via Apple Kurzbefehle)

Dies ist der beste Weg, um Aufgaben aus einer Notion-Datenbank direkt in deinen Things-Posteingang zu schicken.

Schritt 1: Vorbereitung in Notion

1. Erstelle eine Datenbank in Notion für deine Aufgaben (z.B. „Master Task List“).
2. Gehe auf notion.so/my-integrations und erstelle eine neue Integration. Notiere dir den Internal Integration Token.
3. Gehe zu deiner Datenbank in Notion, klicke auf die drei Punkte (...) oben rechts -> Verbindungen hinzufügen und wähle deine erstellte Integration aus.
4. Kopiere die Database ID deiner Notion-Datenbank (das ist der Teil in der URL zwischen dem letzten / und dem ?).

Schritt 2: Der Apple Kurzbefehl

Da das manuelle Programmieren der API-Abfrage komplex ist, hier das logische Prinzip für deinen Kurzbefehl auf dem Mac oder iPhone:

1. Aktion „Inhalte von URL abrufen“: Hier gibst du die Notion-API-URL ein (https://api.notion.com/v1/databases/DEINE_ID/query).
2. Header hinzufügen:
   • Authorization: Bearer DEIN_TOKEN
   • Notion-Version: 2022-06-28
3. Ergebnisse filtern: Suche nach Aufgaben, die z.B. ein Checkbox-Feld „In Things exportiert“ auf falsch haben.
4. Wiederholen mit jedem Objekt:
   • Nutze die Aktion „To-Do hinzufügen“ von Things 3.
   • Übergib den Titel der Notion-Seite als Titel der Aufgabe.
5. Abschluss: Markiere in Notion die Aufgabe als „Exportiert“, damit sie nicht doppelt erscheint.

Methode 2: Die E-Mail-Methode (Via Zapier oder Make)

Dieser Weg eignet sich hervorragend, wenn du möchtest, dass jede neue Aufgabe, die du in Notion erstellst, automatisch in Things 3 landet.

Schritt 1: Things Cloud E-Mail Adresse finden

1. Öffne Things 3.
2. Gehe in die Einstellungen -> Things Cloud.
3. Aktiviere (falls noch nicht geschehen) die Cloud und klicke auf „An Things senden“.
4. Kopiere die generierte E-Mail-Adresse (z.B. add-abc123@things.email). Alles, was du an diese Adresse sendest, wird eine Aufgabe in deinem Posteingang.

Schritt 2: Automatisierung mit Zapier/Make.com

1. Erstelle ein Konto bei Zapier.com.
2. Trigger: Wähle „Notion“ -> „New Database Item“. Verknüpfe deine Datenbank.
3. Action: Wähle „Email“ (oder „Gmail/Outlook“) -> „Send Outbound Email“.
4. Konfiguration:
   • An: Deine things.email Adresse.
   • Betreff: Der Name der Aufgabe aus Notion.
   • Body: (Optional) Der Link zur Notion-Seite oder die Beschreibung.
5. Aktivieren: Sobald du ein Item in Notion erstellst, sendet Zapier eine Mail und Things 3 wandelt diese sofort in eine Aufgabe um.

Methode 3: Manuelles Verknüpfen (Best Practice für Deep Links)

Manchmal möchte man keine echte Synchronisation, sondern nur schnell zwischen den Apps springen.

1. Notion Link in Things: Klicke in Notion auf ... bei einer Aufgabe -> Link kopieren. Füge diesen Link in die Notizen deiner Things-Aufgabe ein. So kannst du aus Things direkt zum Projekt in Notion springen.
2. Things Link in Notion: In Things 3 kannst du per Rechtsklick auf eine Aufgabe -> Teilen -> Link kopieren auswählen. Füge diesen Link in ein URL-Feld in Notion ein. Ein Klick darauf öffnet sofort die lokale Things-App.

Zusammenfassung: Welches Tool für wen?

Wichtiger Hinweis: Eine echte 2-Wege-Synchronisation (wenn du in Things etwas abhakst, wird es in Notion abgehakt) ist aufgrund der geschlossenen Architektur von Things 3 derzeit nur mit extrem hohem Aufwand über Drittanbieter-Skripte auf dem Mac möglich. Für die meisten Nutzer ist die E-Mail-Methode der stabilste Weg.