Tutorial

Anleitung: So nutzen Sie den Agreement Template Builder in DocuSign eSignature (2025 Guide)

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Hier ist ein umfassendes Tutorial zur Nutzung des Agreement Template Builders in DocuSign eSignature, aktualisiert für das Jahr 2025.

Ein Dokument immer wieder neu aufzusetzen, ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit dem Agreement Template Builder können Sie standardisierte Vorlagen erstellen, die Felder, Rollen und Workflows speichern. So versenden Sie Verträge in Sekunden statt Minuten.

1. Voraussetzungen

Bevor Sie starten, stellen Sie sicher, dass:

  • Sie über ein aktives DocuSign eSignature-Konto verfügen.
  • Sie die Berechtigung zum Erstellen von Vorlagen haben (Administrator oder entsprechende Benutzerrolle).

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Den Vorlagen-Bereich öffnen

  1. Loggen Sie sich in Ihr DocuSign-Konto ein.
  2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf den Reiter „Vorlagen“ (Templates).
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu erstellen“ und wählen Sie „Vorlage erstellen“.

Schritt 2: Grundlagen festlegen

  • Vorlagenname: Geben Sie einen klaren Namen an (z. B. „Arbeitsvertrag_Vertrieb_2025“).
  • Beschreibung: Fügen Sie eine kurze Info hinzu, wofür diese Vorlage gedacht ist.

Schritt 3: Dokumente hochladen

Laden Sie die Datei hoch, die als Basis dienen soll (PDF, Word, etc.).

  • Tipp für 2025: DocuSign unterstützt jetzt noch besser dynamische Formate. Sie können Dokumente auch direkt aus Cloud-Speichern wie Google Drive, OneDrive oder Dropbox importieren.

Schritt 4: Empfängerrollen definieren

Dies ist der wichtigste Teil des Template Builders. Anstatt spezifische Namen einzugeben, definieren Sie Rollen.

  • Tragen Sie unter „Rolle“ Begriffe wie „Kunde“, „HR-Manager“ oder „Geschäftsführung“ ein.
  • Lassen Sie die Felder „Name“ und „E-Mail“ leer (diese werden erst beim tatsächlichen Versenden ausgefüllt).
  • Legen Sie die Unterzeichnerreihenfolge fest, falls nötig.

Schritt 5: Standard-Nachricht verfassen

Geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein, die der Empfänger standardmäßig erhalten soll. Sie können Platzhalter verwenden, damit die E-Mail persönlicher wirkt.

Schritt 6: Felder platzieren (Der Editor)

Klicken Sie auf „Weiter“, um zum visuellen Editor zu gelangen.

  1. Wählen Sie oben links im Dropdown-Menü die Rolle aus (z. B. „Kunde“).
  2. Ziehen Sie per Drag-and-Drop die benötigten Felder auf das Dokument:
    • Unterschrift (Signature)
    • Datum (Date Signed)
    • Name (Full Name)
    • Textfelder (für spezifische Daten)
  3. Neu in 2025: Nutzen Sie die Funktion „Automatisches Platzieren“ (Auto-place), wenn Sie in Ihrem Quelldokument bestimmte Ankertexte (z. B. /s1/) verwenden.

Schritt 7: Vorlage speichern und testen

Klicken Sie auf „Speichern und schließen“. Ihre Vorlage ist nun einsatzbereit.

  • Empfehlung: Führen Sie einen Testlauf durch, indem Sie die Vorlage an Ihre eigene (private) E-Mail-Adresse senden.

3. Profi-Tipps für 2025

  • Bedingte Logik (Conditional Logic): Sie können Felder so einstellen, dass sie nur erscheinen, wenn eine bestimmte Option ausgewählt wurde (z. B. „Wenn Checkbox A aktiviert ist, zeige Textfeld B“).
  • Datenvalidierung: Nutzen Sie Validierungsregeln für Textfelder (z. B. nur Zahlen, nur Postleitzahlen), um Fehler bei der Eingabe durch den Kunden zu vermeiden.
  • Sichtbarkeit für Empfänger: Wenn Sie mehrere Dokumente in einer Vorlage haben, können Sie einstellen, dass bestimmte Rollen nur bestimmte Dokumente sehen dürfen.
  • Shared Templates: Wenn Sie in einem Team arbeiten, vergessen Sie nicht, die Vorlage für Ihre Kollegen freizugeben, indem Sie auf den Ordner „Gemeinsam genutzte Vorlagen“ verschieben.

4. So nutzen Sie die fertige Vorlage

Um die Vorlage zu verwenden, gehen Sie einfach auf „Vorlagen“, suchen Sie Ihr Dokument und klicken Sie auf „Senden“. Sie müssen nun nur noch den Namen und die E-Mail-Adresse des echten Empfängers für die vordefinierten Rollen eintragen.

Fazit: Der Agreement Template Builder ist das Herzstück für effiziente Workflows. Einmal richtig aufgesetzt, eliminiert er manuelle Fehler und beschleunigt Ihren Vertragsabschluss massiv.

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