Tutorial

DocuSign: So fügen Sie eine Zeugenunterschrift hinzu [2025 Easy Guide]

Melden

Hier ist ein aktueller und leicht verständlicher Guide, wie du im Jahr 2025 Zeugenunterschriften in DocuSign hinzufügst.

In vielen rechtlichen Dokumenten – wie Mietverträgen, Vollmachten oder NDAs – ist eine Zeugenunterschrift (Witness Signature) erforderlich. DocuSign hat diesen Prozess automatisiert, sodass der Hauptunterzeichner seinen Zeugen direkt während des Signiervorgangs benennen kann oder du ihn als Absender vorab festlegst.

Voraussetzungen

  • Ein aktives DocuSign-Konto (Business Pro oder Enterprise-Tarife verfügen standardmäßig über diese Funktion).
  • Die Funktion „Zeugenunterschrift“ muss in den Admin-Einstellungen aktiviert sein (falls du sie nicht siehst, kontaktiere deinen Administrator).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Dokument hochladen

Logge dich in dein DocuSign-Konto ein und klicke auf „Starten“ -> „Umschlag senden“. Lade die Datei hoch, die signiert werden soll (PDF, Word, etc.).

2. Empfänger hinzufügen (Der Unterzeichner)

Gib zuerst den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein, die das Dokument primär unterschreiben soll.

3. Die Zeugen-Option aktivieren

Hier wird es wichtig:

  1. Klicke auf „Empfänger hinzufügen“.
  2. Anstatt den Namen des Zeugen sofort einzugeben (falls du ihn noch nicht kennst), schaue rechts in das Dropdown-Menü, in dem standardmäßig „Muss signieren“ steht.
  3. Wähle aus der Liste die Option „Zeugenunterschrift erforderlich“ (Signer Witness) aus.

Zwei Szenarien:

  • Szenario A (Du kennst den Zeugen): Gib Name und E-Mail des Zeugen direkt ein.
  • Szenario B (Der Unterzeichner wählt den Zeugen): Lass die Felder für Name und E-Mail leer. Der Hauptunterzeichner wird später beim Signieren aufgefordert, die Daten seines Zeugen selbst einzugeben.

4. Felder platzieren (Standard-Ansicht)

Klicke auf „Weiter“, um zur Dokumentenvorschau zu gelangen:

  1. Wähle oben links im Dropdown-Menü den Hauptunterzeichner aus und ziehe das „Signatur“-Feld an die entsprechende Stelle.
  2. Wechsle im Dropdown-Menü zum Zeugen (oft farblich anders markiert).
  3. Ziehe das Feld „Signatur“ und bei Bedarf „Datum“ oder „Ort“ in den Bereich für den Zeugen.

5. Überprüfen und Senden

Klicke auf „Senden“.

Was passiert als Nächstes? (Der Ablauf)

  1. Der Unterzeichner erhält die E-Mail und unterschreibt das Dokument.
  2. Falls du keinen Zeugen benannt hast, erscheint ein Fenster: „Bitte geben Sie die Daten Ihres Zeugen an“. Der Unterzeichner gibt Name und E-Mail des Zeugen ein.
  3. Der Zeuge erhält sofort im Anschluss eine E-Mail von DocuSign, sieht das Dokument (und die Unterschrift des Hauptunterzeichners) und leistet seine Zeugenunterschrift.
  4. Abschluss: Alle Parteien erhalten automatisch das fertig signierte Dokument inklusive des Abschlusszertifikats (Certificate of Completion), das die IP-Adressen und Zeitstempel beider Personen rechtssicher dokumentiert.

Profi-Tipps für 2025

  • Reihenfolge festlegen: Achte darauf, dass die „Unterzeichner-Reihenfolge“ (Signing Order) aktiviert ist. Der Zeuge sollte logischerweise immer nach oder gleichzeitig mit dem Unterzeichner agieren, aber der Prozess ist durch die DocuSign-Logik meist voreingestellt.
  • Mobile App: Der Zeuge kann die Unterschrift auch direkt am Tablet oder Smartphone des Unterzeichners leisten („In-Person Signing“), falls beide physisch im selben Raum sind.
  • Admin-Check: Wenn die Option „Zeugenunterschrift“ im Dropdown fehlt, gehe zu: Admin -> Signiereinstellungen -> Zusätzliche Funktionen -> Zeugenunterschrift zulassen.

Zusammenfassung: Die Zeugenfunktion in DocuSign spart Zeit und Papier, da der physische Ort des Zeugen keine Rolle mehr spielt. Einfach im Empfänger-Menü die Rolle „Zeuge“ auswählen und DocuSign erledigt den Rest!

0