Tutorial

2.7 Primavera Learning: Benutzerdefinierte Felder (User Defined Fields) in Primavera P6

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Hier ist ein detailliertes Tutorial im Rahmen der „Primavera Learning“-Serie zum Thema Benutzerdefinierte Felder (User Defined Fields - UDFs) in Primavera P6 auf Deutsch.

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie die Flexibilität von Primavera P6 durch User Defined Fields (UDFs) erweitern können. UDFs ermöglichen es Ihnen, eigene Datenspalten zu erstellen, die in den Standardfeldern von Primavera nicht vorhanden sind.

1. Was sind User Defined Fields (UDFs)?

User Defined Fields sind benutzerdefinierte Datenfelder, die Sie an verschiedenen Stellen im Programm hinzufügen können (z. B. für Aktivitäten, Projekte, Ressourcen oder WBS). Sie dienen dazu, projektspezifische Informationen zu erfassen, wie zum Beispiel:

  • Lieferantennamen
  • Zusätzliche Kostenstellen
  • Verantwortliche Abteilungen
  • Spezielle Fristen oder Meilenstein-Kategorien

2. Erstellen eines User Defined Fields

Um ein neues Feld anzulegen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Menü aufrufen: Gehen Sie im oberen Menü auf Enterprise (Unternehmen) und wählen Sie User Defined Fields....
  2. Kategorie wählen: Im Dropdown-Menü oben links können Sie wählen, für welchen Bereich das Feld gelten soll (z. B. Activities, Projects, WBS, Resources). Meistens werden UDFs für Activities (Aktivitäten) erstellt.
  3. Hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche + Add auf der rechten Seite.
  4. Name vergeben: Geben Sie dem Feld einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Lieferstatus“ oder „Zuständiger Ingenieur“).
  5. Datentyp wählen (Data Type): Dies ist entscheidend. Wählen Sie aus:
    • Text: Für Namen oder Beschreibungen.
    • Number: Für numerische Werte.
    • Cost: Für Währungsbeträge.
    • Date: Für zusätzliche Termine.
    • Indicator: Für grafische Symbole (Rot, Gelb, Grün), um Status anzuzeigen.
  6. Schließen: Klicken Sie auf Close.

3. UDFs in der Tabellenansicht anzeigen

Nachdem das Feld erstellt wurde, müssen Sie es sichtbar machen:

  1. Rechtsklick in die Spaltenüberschriften der Aktivitäten-Tabelle und wählen Sie Columns... (Spalten).
  2. Suchen Sie im Bereich „Available Options“ nach der Kategorie User Defined.
  3. Wählen Sie Ihr neu erstelltes Feld aus und schieben Sie es mit dem Pfeil nach rechts in die Liste „Selected Options“.
  4. Bestätigen Sie mit OK.

4. Daten in UDFs eingeben

Es gibt zwei Möglichkeiten, die neuen Felder mit Inhalten zu füllen:

  • Direkt in der Tabelle: Klicken Sie in die Zelle der neuen Spalte und tippen Sie den Wert ein.
  • Im Detail-Fenster: Wählen Sie eine Aktivität aus und gehen Sie im unteren Detail-Bereich auf den Reiter UDF. (Falls der Reiter nicht sichtbar ist: Rechtsklick auf die Reiter -> Customize Activity Details -> UDF hinzufügen).

5. Nutzen von UDFs für Filter und Gruppierungen

Der wahre Vorteil von UDFs liegt in der Organisation Ihres Projekts:

  • Filtern: Sie können einen Filter erstellen, der nur Aktivitäten anzeigt, bei denen Ihr UDF einen bestimmten Wert hat (z. B. „Lieferstatus = Verspätet“).
  • Gruppieren & Sortieren: Gehen Sie auf Group and Sort. Sie können Ihre gesamte Aktivitätenliste nach Ihrem benutzerdefinierten Feld gruppieren (z. B. alle Aktivitäten nach „Zuständiger Ingenieur“ sortiert anzeigen).

6. Praxis-Beispiel: "Einkaufs-Status"

Angenommen, Sie möchten verfolgen, welche Materialien bereits bestellt wurden:

  1. Erstellen Sie ein UDF vom Typ Text mit dem Namen „Bestellstatus“.
  2. Blenden Sie die Spalte in der Aktivitäten-Ansicht ein.
  3. Tragen Sie „Bestellt“, „In Prüfung“ oder „Geliefert“ ein.
  4. Nutzen Sie die Group and Sort Funktion, um Ihren Zeitplan nach diesen drei Kategorien zu strukturieren.

Zusammenfassung

Benutzerdefinierte Felder sind das wichtigste Werkzeug, um Primavera P6 an Ihre individuellen Geschäftsprozesse anzupassen. Sie ermöglichen eine detaillierte Berichterstattung und Organisation, die über die Standard-Zeitplanung hinausgeht.

Tipp: Verwenden Sie aussagekräftige Namen und übertreiben Sie es nicht mit der Anzahl der UDFs, um die Datenbank übersichtlich zu halten.

Viel Erfolg beim Ausprobieren! Wenn Ihnen dieses Tutorial geholfen hat, schauen Sie sich auch die weiteren Teile unserer Primavera Learning Serie an.

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