Wie werden Ausgabenberichte in der Zoho Expense App automatisch erstellt und eingereicht?
- Automatische Erfassung von Ausgaben
- Automatische Gruppierung und Erstellung von Berichten
- Automatisierte Einreichung der Ausgabenberichte
- Zusammenfassung
Automatische Erfassung von Ausgaben
Zoho Expense beginnt den Prozess der automatischen Erstellung von Ausgabenberichten bereits bei der Erfassung der Ausgaben. Nutzer können Belege entweder direkt per App fotografieren, per E-Mail an eine spezielle Adresse weiterleiten oder manuell eingeben. Die App verwendet dabei fortschrittliche Texterkennungstechnologien (OCR), mit denen relevante Informationen wie Betrag, Datum, Händler und Kategorie automatisch aus den hochgeladenen Belegen extrahiert werden. Diese ausgefüllten Ausgaben werden anschließend in einem separaten Bereich gesammelt und stehen für weitere Verarbeitung bereit.
Automatische Gruppierung und Erstellung von Berichten
Basierend auf hinterlegten Regeln und Voreinstellungen – wie beispielsweise Abrechnungszeiträumen, Projekten oder spezifischen Genehmigungsprozessen – gruppiert Zoho Expense die erfassten Ausgaben automatisch zusammen. Diese Gruppierung ermöglicht es der App, vollständige Ausgabenberichte zu erstellen, ohne dass der Nutzer jeden Beleg manuell hinzufügen muss. Die Berichte fassen dabei alle Ausgabenübersichten einschließlich Details, Kategorien und zugehörigen Belegen zusammen und erstellen eine strukturierte Darstellung zur Übersicht und Weiterverarbeitung.
Automatisierte Einreichung der Ausgabenberichte
Nach der Erstellung kann Zoho Expense die Ausgabenberichte automatisch an den zuständigen Vorgesetzten oder das Finanzteam zur Genehmigung weiterleiten. Dieser Prozess wird durch vordefinierte Workflows unterstützt, die individuell konfiguriert werden können. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass Berichte ab einem bestimmten Betrag automatisch eingereicht werden oder dass die Einreichung in regelmäßigen Zeitintervallen erfolgt. Die App versendet die Berichte innerhalb des Systems oder per E-Mail und stellt sicher, dass alle notwendigen Anhänge und Informationen mitgesendet werden.
Zusammenfassung
In Zoho Expense erfolgt die automatische Erstellung und Einreichung von Ausgabenberichten durch eine Kombination aus automatischer Belegerfassung per OCR, intelligenter Gruppierung nach Regeln und konfigurierbaren Workflows. Dadurch wird der Prozess für den Nutzer deutlich vereinfacht und eine schnelle, transparente Weiterleitung der Ausgabenberichte gewährleistet.