Wie verschiebe ich in Postbox E-Mails automatisch per Filter in einen Ordner?
- Was sind Filter in Postbox?
- Öffnen des Filter-Editors
- Neuen Filter anlegen
- Kriterien für den Filter definieren
- Aktion zum Verschieben der E-Mail definieren
- Filter speichern und testen
- Filter bei neuen E-Mails einsetzen
- Weitere Tipps
Was sind Filter in Postbox?
Filter in Postbox sind Regeln, mit denen eingehende oder bereits vorhandene E-Mails automatisch verarbeitet werden können. Sie ermöglichen es, E-Mails basierend auf Kriterien wie Absender, Betreff, Inhalt oder anderen Eigenschaften zu sortieren, zu markieren oder in bestimmte Ordner zu verschieben. So behält man auch bei einem großen E-Mail-Aufkommen leichter den Überblick.
Öffnen des Filter-Editors
Um einen Filter zu erstellen, öffnen Sie zuerst Postbox. Klicken Sie in der Menüleiste auf Extras und wählen Sie dort den Punkt Filter (bzw. Message Filters) aus. Alternativ erreichen Sie das Filtermenü auch über Konten-Einstellungen, je nach Version kann die genaue Bezeichnung leicht variieren. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie alle bereits eingerichteten Filter verwalten können.
Neuen Filter anlegen
Im Filter-Dialog klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oder Create, um einen neuen Filter anzulegen. Geben Sie dem Filter einen aussagekräftigen Namen, damit Sie später leicht erkennen können, welche Aufgabe dieser Filter erfüllt. Unter Filter anwenden auf können Sie auswählen, ob dieser Filter nur für ein bestimmtes Konto oder für Alle Konten gelten soll.
Kriterien für den Filter definieren
Im nächsten Schritt legen Sie fest, nach welchen Bedingungen die E-Mails gefiltert werden sollen. Dies erfolgt meist über ein Dropdown-Menü, in dem Sie Attribute wie Absender, Betreff, Empfänger oder Nachrichtentext auswählen können. Daneben wählen Sie die passende Vergleichsoperation, z.B. enthält, ist, oder beginnt mit. In das freie Feld geben Sie dann den entsprechenden Wert ein, etwa eine spezifische E-Mail-Adresse oder Schlüsselwörter.
Aktion zum Verschieben der E-Mail definieren
Unter dem Abschnitt Aktionen wird festgelegt, was mit einer E-Mail passieren soll, die den Bedingungen entspricht. Hier wählen Sie die Aktion In Ordner verschieben oder Verschiebe Nachricht in aus. Anschließend wählen Sie den Zielordner aus, in den die E-Mails automatisch verschoben werden sollen. Sollte der Ordner noch nicht existieren, können Sie ihn vorab im Postfach anlegen.
Filter speichern und testen
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie den Filter mit OK oder Speichern. Es empfiehlt sich, den Filter zunächst manuell auf bestehende Nachrichten anzuwenden, um die Funktion zu testen. Im Filter-Fenster gibt es meist eine Schaltfläche wie Jetzt ausführen, mit der Sie den Filter auf die Nachrichten im Posteingang anwenden können. So sehen Sie, ob die E-Mails wie gewünscht automatisch verschoben werden.
Filter bei neuen E-Mails einsetzen
Nachdem der Filter erfolgreich eingerichtet wurde, wird Postbox ihn bei eingehenden E-Mails automatisch anwenden. Entspricht eine neue Nachricht einem Ihrer Filterkriterien, verschiebt Postbox diese ohne weiteres Zutun in den definierten Ordner. Damit behalten Sie auch bei viel Post einen gut organisierten Posteingang.
Weitere Tipps
Sollten Sie komplexere Filter benötigen, wie mehrere Bedingungen, können Sie diese häufig mit UND- oder ODER-Verknüpfungen kombinieren. Achten Sie außerdem darauf, dass Filter in der Reihenfolge ausgeführt werden, in der sie in der Filterliste stehen. Bei mehreren Filtern, die dieselben Nachrichten betreffen, kann die Reihenfolge daher das Ergebnis beeinflussen.
Zusammengefasst ermöglicht Ihnen die Einrichtung eines Filters in Postbox das automatische Verschieben von E-Mails in bestimmte Ordner, was Ihre Arbeit mit dem Postfach deutlich effizienter gestaltet.