Wie kann man Microsoft SharePoint synchronisieren?

1. Einführung in die Synchronisation von Microsoft SharePoint
2. Voraussetzungen für die Synchronisation
3. So funktioniert die Synchronisation von SharePoint-Bibliotheken
4. Automatische Aktualisierung und Offlineverfügbarkeit
5. Fehlerbehebung und Optimierung der Synchronisation
6. Fazit

Einführung in die Synchronisation von Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint ist eine weitverbreitete Plattform für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement innerhalb von Unternehmen. Häufig möchten Nutzer ihre SharePoint-Daten lokal auf ihren Rechnern verfügbar machen, um auch offline auf wichtige Dateien zugreifen zu können. Hierfür bietet Microsoft eine Synchronisationsfunktion an, mit der Inhalte aus SharePoint-Bibliotheken mit dem lokalen Dateisystem verknüpft werden.

Voraussetzungen für die Synchronisation

Um SharePoint erfolgreich zu synchronisieren, benötigt man zunächst ein aktives Microsoft 365-Konto mit Zugriff auf die entsprechenden SharePoint-Seiten und -Bibliotheken. Zudem ist die Installation des OneDrive for Business Clients notwendig, da dieser die Synchronisation zwischen SharePoint und lokalem System ermöglicht. Der OneDrive Client ist auf den meisten aktuellen Windows-Systemen vorinstalliert und kann sonst von der Microsoft-Webseite heruntergeladen werden.

So funktioniert die Synchronisation von SharePoint-Bibliotheken

Zunächst muss die gewünschte Dokumentenbibliothek in SharePoint geöffnet werden. Dort gibt es oberhalb der Dateiliste eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Synchronisieren. Durch einen Klick darauf wird der OneDrive Client aktiviert und gefragt, ob die Bibliothek lokal synchronisiert werden soll. Mit der Bestätigung wird ein Ordner auf dem lokalen Rechner erzeugt, der die Dateien aus der SharePoint-Bibliothek enthält.

Automatische Aktualisierung und Offlineverfügbarkeit

Sobald die Synchronisation eingerichtet ist, hält der OneDrive Client die lokale Kopie der Dateien mit der SharePoint-Version in der Cloud ständig auf dem neuesten Stand. Änderungen, die lokal vorgenommen oder aus dem Internet hochgeladen werden, werden automatisch abgeglichen. Damit ist es möglich, auch ohne durchgängige Internetverbindung an den Daten zu arbeiten. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden alle Anpassungen synchronisiert.

Fehlerbehebung und Optimierung der Synchronisation

Gelegentlich kann es bei der Synchronisation zu Problemen kommen, beispielsweise wenn große Dateien oder eine schlechte Internetverbindung vorliegen. In solchen Fällen empfiehlt es sich, den OneDrive Client auf die neueste Version zu aktualisieren und die Synchronisation gegebenenfalls neu zu starten. Zudem lässt sich in den OneDrive Einstellungen steuern, welche Ordner synchronisiert werden sollen, um Speicherplatz zu sparen und den Datentransfer zu optimieren.

Fazit

Die Synchronisation von Microsoft SharePoint mit dem lokalen Rechner ist eine sehr nützliche Funktion, um den Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten zu erleichtern und die Zusammenarbeit zu verbessern. Mit dem OneDrive for Business Client lässt sich die Anbindung einfach einrichten und sorgt für eine zuverlässige automatische Aktualisierung der Dokumente.