Wie kann man Microsoft Planner Aufgaben auf ein anderes Konto oder Projekt übertragen?
- Warum ist eine direkte Übertragungsfunktion in Microsoft Planner nicht verfügbar?
- Manuelle Übertragung der Aufgaben
- Übertragung mit Hilfe von Excel und Power Automate
- Nutzung von Drittanbieter-Tools und Scripts
- Fazit
Die Übertragung von Aufgaben in Microsoft Planner ist eine häufige Anforderung, insbesondere wenn Teams ihre Projekte neu organisieren oder Aufgaben zwischen verschiedenen Plänen oder Konten verschieben möchten. Da Microsoft Planner keine direkte Funktion bietet, um Aufgaben oder gesamte Pläne automatisch zu übertragen oder zu kopieren, gibt es dennoch verschiedene Lösungswege, um dieses Ziel zu erreichen.
Warum ist eine direkte Übertragungsfunktion in Microsoft Planner nicht verfügbar?
Microsoft Planner ist in erster Linie als einfache und intuitive Aufgabenmanagement-Lösung konzipiert, die eng mit Microsoft 365-Diensten verbunden ist. Eine direkte Export- oder Übertragungsfunktion für Aufgaben von einem Konto oder Plan zu einem anderen würde komplexe Berechtigungs- und Datenintegrationsfragen aufwerfen. Deshalb wurde diese Funktion bislang nicht implementiert. Stattdessen müssen Anwender auf alternative Methoden zurückgreifen, um Aufgaben zu übertragen.
Manuelle Übertragung der Aufgaben
Die simpelste Form der Übertragung ist die manuelle Übertragung. Dabei öffnet man den Quellplan und den Zielplan nebeneinander und erstellt Aufgaben im Zielplan, die den Quellaufgaben entsprechen. Obwohl diese Methode bei wenigen Aufgaben praktikabel ist, wird sie bei größeren Projekten oder vielen Aufgaben schnell unübersichtlich und zeitraubend.
Übertragung mit Hilfe von Excel und Power Automate
Eine elegantere Möglichkeit stellt der Umweg über Excel kombiniert mit Microsoft Power Automate (vormals Microsoft Flow) dar. Zunächst können die Aufgaben aus Microsoft Planner in eine Excel-Tabelle exportiert werden, zum Beispiel über Drittanbieter-Tools oder durch manuelles Zusammenstellen der Aufgaben.
Anschließend kann ein Power Automate-Flow erstellt werden, der die Excel-Daten ausliest und in den gewünschten Zielplan erneut als neue Aufgaben anlegt. Diese Methode erfordert allerdings Grundkenntnisse in Power Automate sowie in den Microsoft 365-Tools. Sie bietet jedoch den Vorteil einer teilautomatisierten Übertragung und kann für sich wiederholende Aufgabenübertragungen genutzt werden.
Nutzung von Drittanbieter-Tools und Scripts
Es gibt einige Drittanbieter-Lösungen und Skripte, die speziell für die Migration oder das Kopieren von Microsoft Planner-Daten gedacht sind. Diese Tools können vor allem dann hilfreich sein, wenn umfangreiche Pläne mit vielen Aufgaben, Dateien und Unteraufgaben übertragen werden müssen. Dabei sollte man jedoch unbedingt auf die Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit solcher Tools achten und gegebenenfalls die Zustimmung der zuständigen IT-Abteilung einholen.
Fazit
Eine direkte und einfache Übertragung von Microsoft Planner-Aufgaben von einem Konto oder Plan zu einem anderen ist aktuell nicht durch eine native Funktion abgedeckt. Dennoch gibt es praktikable Ansätze, um diese Aufgabe zu bewältigen. Manuelle Übertragung ist bei wenigen Aufgaben möglich, während Power Automate in Kombination mit Excel oder geeignete Drittanbieter-Tools komplexere Übertragungen erleichtern können. Nutzer sollten dabei den Aufwand, die Sicherheit und die technischen Voraussetzungen abwägen und sich gegebenenfalls fachlich beraten lassen.