Wie kann man Microsoft To Do in Planner übertragen?
- Unterschiede zwischen Microsoft To Do und Planner
- Direkte Übertragungsmöglichkeiten
- Manuelle Übertragung der Aufgaben
- Alternative: Export und Import mittels Drittanbieter-Tools oder Skripten
- Integration über Microsoft Teams
- Fazit
Viele Nutzer von Microsoft To Do stehen vor der Herausforderung, ihre Aufgaben und Listen in Microsoft Planner zu übertragen, insbesondere wenn sie von einer persönlichen Aufgabenverwaltung zu einer teamorientierten Projektplanung wechseln möchten. Da Microsoft To Do und Planner unterschiedliche Anwendungen innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems sind, stellt sich die Frage, wie ein reibungsloser Übergang der Aufgaben realisiert werden kann.
Unterschiede zwischen Microsoft To Do und Planner
Microsoft To Do ist hauptsächlich für die individuelle Aufgabenverwaltung konzipiert. Es ermöglicht Benutzern, persönliche Aufgabenlisten zu erstellen, Aufgaben zu priorisieren und Erinnerungen zu setzen. Im Gegensatz dazu ist Microsoft Planner ein kollaboratives Tool, mit dem Teams ihre Projekte und Aufgaben planen, organisieren und verfolgen können. Planner bietet zusätzlich Möglichkeiten zur Visualisierung wie Kanban-Boards, Gruppierung nach Buckets und Team-Kommentare.
Direkte Übertragungsmöglichkeiten
Aktuell gibt es keine direkte, integrierte Funktion von Microsoft, die eine automatische Übertragung von Aufgaben aus Microsoft To Do in Microsoft Planner ermöglicht. Die Plattformen sind zwar miteinander verknüpft, beispielsweise über Microsoft 365 und Teams, jedoch bleiben die Aufgaben getrennt und müssen manuell oder über Umwege migriert werden.
Manuelle Übertragung der Aufgaben
Der gebräuchlichste Weg zur Übertragung besteht darin, die Aufgaben aus Microsoft To Do manuell in Planner einzutragen. Das kann durch Öffnen beider Anwendungen nebeneinander geschehen, wobei die Aufgaben aus To Do kopiert und als neue Planner-Aufgaben in den entsprechenden Buckets oder Plänen angelegt werden. Diese Methode ist zwar zeitaufwendig, dafür aber präzise, da Sie die Möglichkeit haben, die Aufgabenstruktur und Details beim Übertrag individuell anzupassen.
Alternative: Export und Import mittels Drittanbieter-Tools oder Skripten
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Aufgaben zunächst aus Microsoft To Do zu exportieren. Zwar gibt es derzeit keine offizielle Exportfunktion als Datei, jedoch können Nutzer ihre Aufgaben beispielsweise über Microsoft Graph API auslesen oder die Daten über Outlook-Aufgaben synchronisieren und von dort exportieren. Anschließend lassen sich die exportierten Daten mit Hilfe von Power Automate, Excel-Skripten oder Drittanbieter-Tools in Planner importieren oder automatisiert anlegen. Diese Methode erfordert jedoch technisches Know-how und entsprechende Zugriffsrechte.
Integration über Microsoft Teams
Da sowohl Microsoft To Do als auch Planner in Microsoft Teams integriert sind, kann der Wechsel des Arbeitsbereichs helfen. Innerhalb von Teams kann man Planner als Registerkarte hinzufügen und gleichzeitig To Do nutzen. Allerdings bleiben die Aufgabenlisten auch hier getrennt, sodass eine Übertragung weiterhin manuell oder mittels Automatisierung erfolgen muss.
Fazit
Die Übertragung von Microsoft To Do in Planner ist nicht über eine direkte Funktion realisierbar. Nutzer müssen entweder ihre Aufgaben manuell übertragen oder komplexere Workflows mit Hilfe von Microsoft Graph, Power Automate und weiteren Hilfsmitteln aufbauen, um eine automatisierte Migration zu erreichen. Die Wahl der Methode hängt von der Anzahl der Aufgaben, den technischen Ressourcen und dem gewünschten Detailgrad der Übertragung ab.