Wie kann man in der Outlook App einen Verteiler anlegen?

1. Was ist ein Verteiler in Outlook?
2. Verteiler anlegen in der Outlook Desktop App
3. Verteiler in der Outlook Mobile App erstellen
4. Alternative: Verteiler über Outlook Web Access anlegen
5. Wichtige Hinweise für die Nutzung von Verteilern in Outlook

Viele Nutzer der Outlook App möchten E-Mails nicht nur an einzelne Empfänger senden, sondern an mehrere Personen gleichzeitig. Hierfür eignet sich am besten die Erstellung eines Verteilers oder einer Kontaktgruppe. In der Outlook App, die sowohl für mobile Geräte als auch für den Desktop verfügbar ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten, solche Verteiler anzulegen. Im Folgenden wird ausführlich erklärt, wie dies funktioniert, welche Schritte notwendig sind und worauf man achten sollte.

Was ist ein Verteiler in Outlook?

Ein Verteiler, oft auch als Kontaktgruppe bezeichnet, ist eine Sammlung mehrerer E-Mail-Adressen, die zusammengefasst werden. Wenn Sie eine E-Mail an einen Verteiler senden, geht diese Nachricht automatisch an alle darin enthaltenen Kontakte. Dies erspart das mühsame Eingeben jeder einzelnen Adresse und erhöht die Effizienz beim Versenden von Nachrichten an Teams, Abteilungen oder Freundeskreise.

Verteiler anlegen in der Outlook Desktop App

In der Outlook Desktop App ist das Erstellen eines Verteilers relativ einfach. Man öffnet zunächst den Bereich Kontakte oder Personen. Dort gibt es die Möglichkeit, neue Kontaktgruppen zu erstellen. Sie definieren der Gruppe einen Namen und fügen anschließend die gewünschten Kontakte aus Ihrem Adressbuch hinzu. Nachdem Sie die Gruppe gespeichert haben, können Sie beim Verfassen einer E-Mail einfach den Namen des Verteilers eingeben, und die Mail wird an alle Mitglieder verschickt.

Verteiler in der Outlook Mobile App erstellen

Anders als die Desktop-Version bietet die Outlook Mobile App auf Smartphones und Tablets derzeit keine direkte Möglichkeit, neue Kontaktgruppen anzulegen. Die App ermöglicht zwar das Empfangen und Versenden von E-Mails an Verteiler, doch das Erstellen und Verwalten der Gruppen muss über die Web-Oberfläche von Outlook oder die Desktop-App erfolgen. Das bedeutet, dass Sie von unterwegs zwar Verteiler nutzen, aber nicht neu erstellen oder bearbeiten können.

Alternative: Verteiler über Outlook Web Access anlegen

Falls Sie keinen Zugriff auf die Desktop-Version haben, können Sie alternativ Outlook Web Access (OWA) verwenden. Dort melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und navigieren zu den Kontakten. OWA bietet ebenfalls eine Funktion, um neue Kontaktgruppen zu erstellen. Sie definieren die Gruppe, fügen Kontakte hinzu und speichern die Änderungen. Danach stehen die Verteiler auch in der Outlook App und anderen verbundenen Anwendungen zur Verfügung.

Wichtige Hinweise für die Nutzung von Verteilern in Outlook

Es ist ratsam, Verteiler regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle Kontakte noch aktuell sind. Außerdem sollten Sie bedenken, dass große Verteiler bei einigen E-Mail-Servern zu Einschränkungen führen können, zum Beispiel hinsichtlich der maximalen Anzahl an Empfängern oder der Größe der Nachricht. Schließlich kann es hilfreich sein, Verteiler eindeutig zu benennen, damit Sie diese schnell wiederfinden und gezielt ansprechen können.

Zusammenfassend ist das Anlegen eines Verteilers in Outlook vor allem über die Desktop-App oder das Web möglich, während die mobile Outlook App derzeit nur die Nutzung bestehender Verteiler unterstützt. So können Sie effizient mehrere Personen gleichzeitig erreichen und Ihre Kommunikation deutlich erleichtern.