Wie kann ich Tags in der Help Scout App verwalten und hinzufügen?
- Was sind Tags in Help Scout?
- Wie fügen Sie Tags zu Konversationen hinzu?
- Verwalten von Tags in Help Scout
- Automatisches Hinzufügen von Tags durch Workflows
- Tipps für die effektive Nutzung von Tags
- Fazit
Was sind Tags in Help Scout?
Tags sind Schlagwörter, die Sie auf Konversationen oder Kundenprofile in Help Scout anwenden können, um diese besser zu organisieren, zu kategorisieren und später schneller wiederzufinden. Sie helfen dabei, den Überblick über verschiedene Themen, Anliegen oder Zuständigkeiten innerhalb des Supports zu behalten.
Wie fügen Sie Tags zu Konversationen hinzu?
Um einer Konversation in Help Scout einen Tag hinzuzufügen, öffnen Sie zuerst die jeweilige Konversation in Ihrem Posteingang. Direkt im Konversationsfenster finden Sie meist im oberen Bereich ein Feld oder eine Option Tags. Dort können Sie entweder bestehende Tags aus einer Dropdown-Liste auswählen oder neue Tags direkt eingeben. Neue Tags werden dadurch sofort erstellt und an die Konversation angehängt. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine schnelle und flexible Kategorisierung, ohne dass Sie Help Scout verlassen müssen.
Verwalten von Tags in Help Scout
Die Verwaltung der Tags erfolgt zentral über die Einstellungen innerhalb der Help Scout App. Navigieren Sie hierfür in die Einstellungen Ihres Accounts und suchen Sie nach dem Bereich Tags oder Tag-Management. Dort sehen Sie eine Übersicht aller bisher verwendeten Tags mit Angaben zu Häufigkeit und Nutzung. Sie können bestehende Tags umbenennen, löschen oder zusammenführen, um für eine konsistente Tag-Nutzung im gesamten Team zu sorgen. Diese Verwaltung ist besonders wichtig, um Dopplungen zu vermeiden und die Struktur Ihrer Tags übersichtlich zu halten.
Automatisches Hinzufügen von Tags durch Workflows
Help Scout bietet zudem die Möglichkeit, Tags automatisch durch Workflows hinzufügen zu lassen. Über die Workflow-Einstellungen können bestimmte Bedingungen definiert werden, bei deren Erfüllung ein oder mehrere Tags automatisch einer Konversation zugeordnet werden. Beispielsweise kann ein Workflow so eingestellt werden, dass bei einer bestimmten E-Mail-Adresse oder einem bestimmten Betreff automatisch das entsprechende Tag gesetzt wird. Das spart Zeit und sorgt für eine standardisierte und automatisierte Klassifizierung.
Tipps für die effektive Nutzung von Tags
Damit die Tags sinnvoll und übersichtlich bleiben, empfiehlt es sich, eine klare Naming-Convetion zu entwickeln. Vermeiden Sie zu viele ähnliche Tags, und versuchen Sie, Tags eindeutig nach Themen oder Prioritäten zu vergeben. Ein regelmäßiger Check und die Pflege der Tag-Liste verhindern unübersichtliche Tag-Sammlungen und erleichtern Ihren Support-Teams die Arbeit erheblich.
Fazit
Zusammenfassend können Sie Tags in Help Scout einfach in jeder Konversation hinzufügen, neue Tags bei Bedarf direkt erstellen und diese zentral über die Einstellungen verwalten. Automatisierungen mittels Workflows helfen dabei, Tags ohne manuellen Aufwand zu vergeben. Durch eine bewusste und konsistente Nutzung von Tags verbessern Sie die Organisation Ihrer Kundenkommunikation deutlich.