Wie kann ich Microsoft To Do mit Outlook synchronisieren?
- Grundlagen der Synchronisation
- Anmeldung mit dem gleichen Microsoft-Konto
- Outlook-Aufgaben und Microsoft To Do
- Synchronisation beim Verwenden von Outlook Desktop und Outlook Web
- Überprüfen der Synchronisation
- Zusätzliche Integration mit Microsoft Planner und Teams
- Fazit
Grundlagen der Synchronisation
Microsoft To Do und Outlook sind eng miteinander verbunden, da beide Microsoft-Dienste sind und sich im selben Ökosystem befinden. Die Synchronisation zwischen Microsoft To Do und Outlook erfolgt automatisch über Ihr Microsoft-Konto, sofern Sie in beiden Anwendungen mit demselben Konto angemeldet sind. Das bedeutet, dass Aufgaben, die Sie in Outlook erstellen, auch in Microsoft To Do sichtbar sind und umgekehrt. Diese nahtlose Integration erleichtert es, Ihre Aufgaben und Termine zentral zu verwalten.
Anmeldung mit dem gleichen Microsoft-Konto
Für die Synchronisation ist es entscheidend, dass Sie sowohl in Outlook als auch in Microsoft To Do mit demselben Microsoft-Konto angemeldet sind. Wenn Sie beispielsweise ein geschäftliches Microsoft 365-Konto verwenden, melden Sie sich in beiden Anwendungen mit dieser E-Mail-Adresse an. Durch diese einheitliche Anmeldung werden Ihre Aufgaben automatisch synchronisiert und in beiden Programmen angezeigt.
Outlook-Aufgaben und Microsoft To Do
Die Aufgaben in Outlook, die Sie üblicherweise über das Modul "Aufgaben" oder das neue Aufgaben-Add-in in Outlook Web App verwalten, erscheinen automatisch in Microsoft To Do in der Liste "Aufgaben" oder in anderen benutzerdefinierten Listen. Auch wichtige Funktionen wie Fälligkeitstermine, Erinnerungen und Notizen werden synchronisiert. Allerdings werden Aufgaben, die in Outlook im Bereich Aufgaben erzeugt wurden, standardmäßig in Microsoft To Do angezeigt, nicht aber die in Outlook-Kalendern erstellten Termine oder Ereignisse.
Synchronisation beim Verwenden von Outlook Desktop und Outlook Web
Wenn Sie den Outlook-Client auf dem Desktop verwenden (z. B. Outlook 2016, 2019 oder Outlook für Microsoft 365), stellen Sie sicher, dass Ihr Konto dort als Exchange, Microsoft 365 oder Outlook.com-Konto eingebunden ist. Nur so wird die Synchronisation der Aufgaben gewährleistet. Bei IMAP- oder POP-Konten werden Aufgaben nicht mit Microsoft To Do synchronisiert. Alternativ können Sie auch Outlook Web App (OWA) benutzen, wo dieselben Aufgaben ebenfalls angezeigt und synchronisiert werden.
Überprüfen der Synchronisation
Wenn Sie neue Aufgaben in Microsoft To Do anlegen, sollten diese innerhalb weniger Minuten in Outlook auftauchen und umgekehrt. Tipp: Manchmal kann es helfen, Outlook und Microsoft To Do zu schließen und neu zu starten, falls die Synchronisation nicht sofort sichtbar ist. Ebenso ist eine stabile Internetverbindung notwendig, damit die Daten zwischen den Diensten übertragen werden können.
Zusätzliche Integration mit Microsoft Planner und Teams
Falls Sie in einer Unternehmensumgebung arbeiten, kann Microsoft To Do auch Aufgaben aus Microsoft Planner integrieren, was wiederum in Outlook Aufgaben sichtbar macht. Hierfür ist eine erweiterte Integration über Microsoft 365 möglich, die eine umfassendere Aufgabenverwaltung ermöglicht. Zudem können bestimmte Aufgaben auch in Microsoft Teams verwaltet und synchronisiert werden, was die Zusammenarbeit erleichtert.
Fazit
Die Synchronisation von Microsoft To Do mit Outlook ist in erster Linie davon abhängig, dass Sie in beiden Anwendungen mit demselben Microsoft-Konto angemeldet sind und ein unterstütztes Kontotyp (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com) nutzen. Änderungen an Aufgaben werden automatisch in beide Richtungen synchronisiert. So profitieren Sie von einer zentralen Verwaltung und behalten Ihre Aufgaben stets im Blick, egal ob in Outlook oder in Microsoft To Do.