Wie kann ich Microsoft Planner exportieren?
- Einleitung zum Exportieren von Microsoft Planner
- Direkter Export aus Microsoft Planner
- Alternativen zum Export von Planner-Daten
- Nutzung von Drittanbieter-Tools und APIs
- Fazit zum Export von Microsoft Planner
Einleitung zum Exportieren von Microsoft Planner
Microsoft Planner ist ein praktisches Tool zur Organisation von Aufgaben und zur Zusammenarbeit in Teams. Es bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche, um Projekte zu planen und den Fortschritt zu verfolgen. Allerdings stellt sich für viele Nutzer die Frage, wie man die in Microsoft Planner erfassten Daten exportieren kann, um sie außerhalb der Anwendung weiterzuverwenden, zu archivieren oder mit anderen Tools zu analysieren. Im Folgenden erläutere ich detailliert, welche Möglichkeiten es gibt, Microsoft Planner-Daten zu exportieren und welche Einschränkungen zu beachten sind.
Direkter Export aus Microsoft Planner
Microsoft Planner selbst verfügt leider nicht über eine eingebaute Exportfunktion, mit der alle Plandaten schnell in einem gängigen Format wie Excel oder CSV exportiert werden können. Die Benutzeroberfläche bietet keine direkte Exportoption für Aufgaben, Buckets oder Fortschrittsdaten. Dies stellt häufig eine Herausforderung dar, wenn Informationen aus Planner beispielsweise für Berichte oder externe Analysen benötigt werden.
Alternativen zum Export von Planner-Daten
Da ein direkter Export nicht vorgesehen ist, greifen viele Nutzer auf alternative Methoden zurück. Eine gängige Möglichkeit ist die Nutzung von Microsoft Power Automate (vormals Microsoft Flow). Mit Power Automate können individuell angepasste Workflows erstellt werden, die neue oder bestehende Aufgaben aus Microsoft Planner automatisch in eine Excel-Tabelle, ein SharePoint-Listenformat oder andere kompatible Formate exportieren. Diese Lösung setzt allerdings technisches Verständnis und Zugriff auf Power Automate voraus.
Eine weitere Vorgehensweise besteht darin, manuell die Planner-Daten zu kopieren. Dabei öffnet man beispielsweise die gesamte Aufgabenliste in der Planner-Übersicht, markiert die gewünschten Elemente und fügt sie in ein Excel-Dokument ein. Diese Methode ist zwar einfach, aber mit wachsendem Datenumfang unpraktisch und fehleranfällig.
Außerdem ermöglicht Microsoft Teams als Integrationsplattform oft den Zugriff auf Planner-Daten. Hier kann man ebenfalls Daten exportieren oder weiterverarbeiten, wobei der Effekt ähnlich wie bei Power Automate ist: eine indirekte, aber flexible Möglichkeit zum Export.
Nutzung von Drittanbieter-Tools und APIs
Für fortgeschrittene Nutzer besteht die Möglichkeit, Microsoft Graph API zu verwenden. Diese bietet einen programmatischen Zugriff auf die Planner-Daten und erlaubt es, Aufgaben, Buckets und Pläne abzurufen und in eigene Anwendungen oder Datenbanken zu exportieren. Die Nutzung der API erfordert allerdings Programmierkenntnisse und administrative Berechtigungen im Microsoft 365-Mandanten.
Des Weiteren gibt es einige Drittanbieter-Tools und Plugins, die den Export von Microsoft Planner-Daten unterstützen. Dabei sollte allerdings immer auf Datenschutz und Datensicherheit geachtet werden.
Fazit zum Export von Microsoft Planner
Zusammenfassend ist der Export von Daten aus Microsoft Planner nicht ohne Weiteres über eine integrierte Funktion möglich. Nutzer müssen entweder manuelle Methoden, Power Automate-Workflows oder API-basierte Lösungen nutzen, um ihre Planungsdaten in anderen Formaten weiterzuverwenden. Microsoft arbeitet kontinuierlich daran, die Nutzererfahrung zu verbessern, sodass künftige Versionen von Planner womöglich erweiterte Exportfunktionen bieten werden. Bis dahin sind die beschriebenen Alternativen die beste Möglichkeit, um Planner-Daten zu sichern oder auszuwerten.