Wie kann ich in der Zoho Expense App Belege einfach erfassen und hochladen?
- Belegaufnahme direkt mit der Kamera
- Belege aus der Galerie auswählen
- Automatische Belegerkennung und Datenextraktion
- Beleginformationen ergänzen und kategorisieren
- Beleg im System speichern und Abrechnungen erstellen
- Fazit
Belegaufnahme direkt mit der Kamera
Die Zoho Expense App bietet eine komfortable Möglichkeit, Belege sofort zu erfassen, indem Sie direkt mit der Kamera Ihres Smartphones ein Foto aufnehmen. Sobald Sie die App geöffnet haben, finden Sie eine Schaltfläche zum Hinzufügen eines neuen Belegs. Wenn Sie diese auswählen, öffnet sich die Kameraansicht, mit der Sie den Beleg abfotografieren können. Achten Sie darauf, dass das Foto gut belichtet und alle wichtigen Informationen gut lesbar sind. Nach der Aufnahme können Sie das Foto überprüfen, gegebenenfalls zuschneiden oder wiederholen. Sobald Sie zufrieden sind, speichert die App das Bild und erstellt automatisch einen Beleg-Eintrag.
Belege aus der Galerie auswählen
Wenn Sie Belege bereits als Fotos oder Scans auf Ihrem Smartphone gespeichert haben, können Sie diese ganz einfach aus Ihrer Galerie importieren. In der Zoho Expense App gibt es die Möglichkeit, den Beleg als Bilddatei hochzuladen, ohne ein neues Foto machen zu müssen. Wählen Sie hierfür in der Funktion zum Hinzufügen eines neuen Belegs die Option, eine Datei aus dem Speicher auszuwählen. Danach können Sie den gewünschten Beleg suchen und auswählen. Die App liest anschließend die Informationen aus dem Bild aus oder ermöglicht Ihnen, die Daten manuell zu ergänzen.
Automatische Belegerkennung und Datenextraktion
Zoho Expense verfügt über eine intelligente Belegerkennung, die bei der Aufnahme oder dem Hochladen eines Belegs automatisch die relevanten Informationen wie Datum, Betrag, Händler und Mehrwertsteuer ausliest. Das spart viel Zeit, da Sie nicht alle Daten selbst eintippen müssen. Nach der Erkennung können Sie die automatisch ausgefüllten Felder überprüfen und bei Bedarf korrigieren oder ergänzen.
Beleginformationen ergänzen und kategorisieren
Nach dem Hochladen des Belegs können Sie diesen mit zusätzlichen Informationen versehen, beispielsweise das Ausgabedatum, den Ausgabetyp, die Kategorie oder den Zweck der Ausgabe. Diese Angaben helfen dabei, die Belege später besser zuordnen und auswerten zu können. In der App haben Sie hierfür übersichtliche Eingabefelder, die Sie bequem ausfüllen. Zudem können Sie Tags vergeben oder den Beleg einer bestimmten Reisekostenabrechnung oder einem Projekt zuordnen.
Beleg im System speichern und Abrechnungen erstellen
Nach dem Erfassen und Ergänzen der Beleginformationen speichern Sie den Beleg in der Zoho Expense App. Diese Belege sind dann jederzeit in Ihrem Benutzerkonto verfügbar und können in bestehenden oder neuen Ausgabenabrechnungen verwendet werden. Die App unterstützt Sie auch beim Sammeln mehrerer Belege und beim Erstellen einer vollständigen Reisekostenabrechnung, die Sie unkompliziert weiterleiten oder exportieren können.
Fazit
Insgesamt macht die Zoho Expense App das Erfassen und Hochladen von Belegen sehr einfach und effizient. Die Kombination aus direkter Kameraaufnahme, Auswahl aus gespeicherten Bildern, automatischer Belegdatenerkennung sowie der Möglichkeit, Belege detailliert zu erfassen und zu kategorisieren, sorgt dafür, dass Ihre Ausgaben schnell und übersichtlich dokumentiert werden können. So sparen Sie Zeit und Aufwand bei der Reisekostenabrechnung und behalten stets den Überblick über Ihre Belege.