Wie kann ich in der Microsoft Teams App eine Besprechung planen?
- Besprechung in der Microsoft Teams App planen
- Starten der Teams App und Öffnen des Kalenders
- Eine neue Besprechung erstellen
- Angabe von Datum, Uhrzeit und Teilnehmern
- Einladung von Externen und weitere Optionen
- Speichern und Senden der Einladung
- Zusätzliche Tipps
Besprechung in der Microsoft Teams App planen
Starten der Teams App und Öffnen des Kalenders
Um eine Besprechung in der Microsoft Teams App zu planen, öffnen Sie zunächst die App auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät. Nach dem Start der App sehen Sie auf der linken Seite verschiedene Symbole. Klicken oder tippen Sie dort auf das Kalendersymbol, welches in der Regel als ein kleines Kalenderblatt dargestellt ist. Dort finden Sie eine Übersicht Ihrer Terminplanung.
Eine neue Besprechung erstellen
Im Kalenderfenster finden Sie oben rechts eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Neue Besprechung oder + Neue Besprechung. Wenn Sie diese auswählen, öffnet sich ein Formular, in dem Sie alle Details für Ihre Besprechung eingeben können. Hier geben Sie einen aussagekräftigen Titel für die Besprechung ein, damit alle eingeladenen Personen wissen, worum es geht.
Angabe von Datum, Uhrzeit und Teilnehmern
Im nächsten Schritt legen Sie den Beginn und das Ende der Besprechung fest, indem Sie Datum und Uhrzeit auswählen. Teams bietet auch die Möglichkeit, die Besprechung als ganztägiges Ereignis einzutragen. Danach fügen Sie die gewünschten Teilnehmer hinzu, indem Sie deren Namen oder E-Mail-Adressen in das entsprechende Feld eingeben. Teams schlägt Ihnen dabei Personen aus Ihrem Unternehmen oder Kontakten vor, sodass das Einladen sehr komfortabel ist.
Einladung von Externen und weitere Optionen
Wenn Sie Gäste von außerhalb Ihrer Organisation einladen möchten, können Sie ebenfalls deren vollständige E-Mail-Adresse eintragen. Teams sendet dann entsprechende Einladungen mit einem Link zur Teilnahme. Außerdem können Sie in den erweiterten Optionen weitere Einstellungen vornehmen, wie beispielsweise eine Beschreibung der Besprechung hinzufügen, einen Ort angeben (auch wenn es sich meist um eine Online-Besprechung handelt) oder einen Meeting-Kanal auswählen, falls die Besprechung in einem bestimmten Teams-Kanal stattfinden soll.
Speichern und Senden der Einladung
Sind alle Angaben vollständig, speichern Sie die Besprechung, indem Sie auf Senden klicken. Dadurch werden die Einladungen an alle Teilnehmer verschickt und der Termin erscheint automatisch im Kalender aller Eingeladenen. Die Besprechung ist nun geplant und kann zum geplanten Zeitpunkt direkt in Microsoft Teams gestartet werden.
Zusätzliche Tipps
Beachten Sie, dass die Planung von Besprechungen sowohl in der Desktop-App als auch in der mobilen Teams App ähnlich funktioniert. Die verfügbaren Optionen können je nach Version leicht variieren. Außerdem empfiehlt es sich, vorab Ihre Zeitzone und Kalendereinstellungen zu überprüfen, um Missverständnisse bei der Terminierung zu vermeiden.