Wie kann ich in der Microsoft Outlook App Kalendertermine mit anderen teilen?
- Kalenderfreigabe in der Outlook-App – Überblick
- Einen ganzen Kalender freigeben (Microsoft 365 / Exchange / Outlook.com)
- Einzelne Termine per Einladung teilen
- Termin als iCal (.ics) exportieren und teilen
- Berechtigungen und Einschränkungen beachten
- Tipps für reibungsloses Teilen
Kalenderfreigabe in der Outlook-App – Überblick
In der Outlook-App auf Mobilgeräten und in der Desktop-App können Sie Kalendertermine auf verschiedene Arten teilen: Sie können einen ganzen Kalender freigeben, einzelne Termine per Einladung versenden oder Termine als iCal-Datei weitergeben. Welche Möglichkeiten konkret verfügbar sind, hängt davon ab, ob Sie ein Exchange-, Microsoft 365-, Outlook.com- oder IMAP-Konto verwenden. Exchange- und Microsoft 365-Konten bieten die umfassendsten Freigabe- und Berechtigungsfunktionen.
Einen ganzen Kalender freigeben (Microsoft 365 / Exchange / Outlook.com)
Öffnen Sie die Kalenderansicht in der Outlook-App. Gehen Sie zu den Kalender-Einstellungen oder tippen Sie auf das Menü neben dem Kalendernamen. Wählen Sie „Freigeben“ oder „Personen hinzufügen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie teilen möchten. Sie können in der Regel eine Berechtigungsstufe festlegen: nur Verfügbarkeit anzeigen (frei/gebucht), Titel und Ort anzeigen oder volle Details bearbeiten und Termine verwalten. Bei Microsoft 365/Exchange-Konten können Sie auch unterscheiden, ob die eingeladenen Personen nur Leserechte haben oder Termine bearbeiten dürfen. Die eingeladenen Personen erhalten eine Meldung oder E-Mail und müssen die Freigabe annehmen. Änderungen an Berechtigungen gelten sofort.
Einzelne Termine per Einladung teilen
Erstellen oder öffnen Sie den gewünschten Termin in der Kalenderansicht. Fügen Sie im Terminfenster unter Teilnehmende oder Personen die E-Mail-Adressen derjenigen hinzu, die Sie einladen möchten. Tragen Sie ggf. Ort, Uhrzeit und Besprechungsbeschreibung ein. Falls verfügbar, können Sie zudem eine Besprechungsanfrage mit einem Teams-Link oder Online-Meeting verbinden. Senden Sie die Einladung ab; die Eingeladenen erhalten eine Einladung in ihrem Posteingang und können zusagen, ablehnen oder mit Vorbehalt antworten. Ihre Antworten werden automatisch im Termin aktualisiert.
Termin als iCal (.ics) exportieren und teilen
Falls Ihre Outlook-Version den Export unterstützt, können Sie einen Termin als iCal-Datei (.ics) speichern. Öffnen Sie den Termin, wählen Sie „Als Datei speichern“ oder „Exportieren“ und speichern Sie die .ics-Datei. Diese Datei lässt sich per E-Mail, Messaging oder Dateifreigabe an andere senden. Der Empfänger kann die .ics-Datei in sein eigenes Kalenderprogramm importieren. Diese Methode ist nützlich, wenn Sie Empfänger außerhalb Ihres E-Mail-Systems erreichen möchten.
Berechtigungen und Einschränkungen beachten
Bei Konten, die keine vollen Exchange-/Microsoft-365-Funktionen unterstützen (z. B. IMAP), sind Kalenderfreigaben oft eingeschränkt oder nicht möglich; hier bleibt meist nur das Versenden einzelner Einladungen oder das Weiterleiten von .ics-Dateien. Unternehmensrichtlinien können ebenfalls Freigabeeinstellungen einschränken. Prüfen Sie in den Kontoeinstellungen oder beim IT-Administrator, welche Freigabeoptionen verfügbar und erlaubt sind.
Tipps für reibungsloses Teilen
Verwenden Sie bei wiederkehrenden Teamterminen einen freigegebenen Kalender, damit alle dieselben Rechte und Sichtbarkeit haben. Nutzen Sie klare Beschreibungen und Zeitangaben sowie Zeitzonenangaben bei internationalen Teilnehmern. Prüfen Sie vor dem Teilen die eingestellte Berechtigungsstufe, damit Teilnehmer nicht versehentlich Termine ändern können.