Wie kann ich in der Help Scout App eine neue Konversation starten?
- Einführung in das Erstellen einer neuen Konversation
- Der Einstieg: Anmelden und Postfach auswählen
- Die neue Konversation erstellen
- Die Details der Konversation eingeben
- Konversation absenden
- Fazit
Einführung in das Erstellen einer neuen Konversation
Help Scout ist eine benutzerfreundliche Lösung für Kundenservice, die es Teams ermöglicht, effizient mit Kundenanfragen umzugehen. Eine der häufigsten Aufgaben in Help Scout ist das Starten einer neuen Konversation, beispielsweise um proaktiv mit einem Kunden in Kontakt zu treten oder ein neues Support-Ticket anzulegen. Im Folgenden wird detailliert beschrieben, wie Sie in der Help Scout App eine neue Konversation beginnen können.
Der Einstieg: Anmelden und Postfach auswählen
Beginnen Sie, indem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in der Help Scout App anmelden. Nach dem Login gelangen Sie zur Hauptübersicht Ihrer Postfächer (Mailboxes). Wählen Sie das Postfach aus, in dem Sie die neue Konversation erstellen möchten. Dies ist wichtig, da jede Konversation immer einem bestimmten Postfach zugeordnet wird.
Die neue Konversation erstellen
Oben im Interface finden Sie eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Neue Konversation oder ein Pluszeichen (+), das für das Hinzufügen neuer Elemente steht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Erstellungsmodus zu öffnen.
Alternativ kann sich die Position der Schaltfläche je nach Version oder Visualisierung der App leicht unterscheiden, meist befindet sie sich jedoch in der oberen linken Ecke der Oberfläche oder in der Seitenleiste.
Die Details der Konversation eingeben
Im geöffneten Fenster können Sie nun die Informationen der neuen Konversation eingeben. Zunächst geben Sie die E-Mail-Adresse des Kunden ein, mit dem Sie kommunizieren möchten. Wenn der Kontakt bereits bekannt ist, kann Help Scout automatisch Informationen aus der Kontaktdatenbank laden.
Als Nächstes verfassen Sie die erste Nachricht der Konversation. Hier können Sie eine Betreffzeile hinzufügen, die den Inhalt des Tickets oder die Anfrage beschreibt. Im Nachrichtenfeld schreiben Sie den eigentlichen Text, der an den Kunden gesendet wird.
Zusätzlich können Sie Tags hinzufügen oder Mitarbeitern die Konversation zuweisen, um die Organisation innerhalb des Teams zu erleichtern. Diese Optionen helfen, den Überblick zu behalten und die korrekten Verantwortlichen einzubeziehen.
Konversation absenden
Nach dem Eingeben aller notwendigen Daten überprüfen Sie Ihre Nachricht und die zugehörigen Einstellungen. Ist alles korrekt, klicken Sie auf Senden oder Starten, um die neue Konversation im ausgewählten Postfach zu eröffnen. Die Konversation wird nun für Sie und Ihre Kollegen sichtbar und der Kunde erhält Ihre Nachricht per E-Mail.
Fazit
Das Starten einer neuen Konversation in der Help Scout App ist ein intuitiver Prozess, der sicherstellt, dass Kundenanfragen strukturiert bearbeitet werden können. Durch die klaren Eingabefelder und die Möglichkeit, Kontakte zu verknüpfen, erleichtert Help Scout das Management Ihres Kundenservices.