Wie kann ich importierte E-Mails in macOS Mail organisieren oder verschieben?
- Einführung
- Erstellen von neuen Postfächern (Ordnern) zur besseren Organisation
- Importierte E-Mails in die gewünschten Postfächer verschieben
- Sortieren und Filtern innerhalb der Ordner
- Verwendung von Regeln zur automatischen Organisation
- Archivieren und Aufbewahrung von importierten E-Mails
- Zusammenfassung
Einführung
Wenn Sie E-Mails in die macOS Mail-App importiert haben, möchte man diese häufig besser organisieren, indem man sie verschiebt oder in spezielle Ordner sortiert. Dabei bietet die Mail-App verschiedene Möglichkeiten, um eine übersichtliche Struktur zu schaffen und die importierten Nachrichten schnell wiederzufinden.
Erstellen von neuen Postfächern (Ordnern) zur besseren Organisation
Bevor Sie importierte E-Mails verschieben, ist es sinnvoll, passende Ordner – in Mail auch "Postfächer" genannt – anzulegen. Diese Postfächer können auf Ihrem Mac lokal oder auf dem verbundenen E-Mail-Server (z.B. iCloud, Gmail) liegen. Dies geschieht, indem Sie in der linken Seitenleiste der Mail-App mit einem Rechtsklick auf Postfächer klicken und Neues Postfach auswählen. Anschließend geben Sie dem neuen Postfach einen aussagekräftigen Namen, wie zum Beispiel "Importierte Mails" oder thematische Bezeichnungen. Diese Struktur hilft dabei, die importierten E-Mails später gezielt abzulegen.
Importierte E-Mails in die gewünschten Postfächer verschieben
Nachdem die importierten E-Mails in Ihrem Mail-Programm sichtbar sind – gewöhnlich im Postfach Importiert oder in einem Standardordner – können Sie einzelne Nachrichten oder mehrere auf einmal verschieben. Markieren Sie dazu die betreffenden E-Mails, indem Sie entweder einzelne per Klick auswählen oder mehrere mit gedrückter Cmd-Taste oder über den Ziehrahmen. Anschließend ziehen Sie diese per Drag & Drop einfach in das zuvor erstellte Zielpostfach in der Seitenleiste. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste (Strg-Klick) auf die Auswahl klicken und im Kontextmenü In Postfach verschieben auswählen und dann den gewünschten Ordner angeben.
Sortieren und Filtern innerhalb der Ordner
Innerhalb eines Postfachs können Sie Ihre importierten E-Mails zusätzlich mit verschiedenen Kriterien sortieren, etwa nach Datum, Absender, Betreff oder Größe. Dafür finden Sie ganz oben in der E-Mail-Liste eine kleine Leiste mit verschiedenen Sortieroptionen. Das hilft Ihnen, schneller bestimmte Nachrichten zu finden oder beispielsweise ältere Mails zu archivieren oder zu löschen.
Verwendung von Regeln zur automatischen Organisation
Eine praktischere Möglichkeit, importierte oder eingehende E-Mails automatisch zu organisieren, bieten die sogenannten Regeln in macOS Mail. Unter Mail > Einstellungen > Regeln können Sie neue Regeln anlegen, die bestimmte Kriterien prüfen (beispielsweise Absenderadresse, Betreff oder ob E-Mails importiert wurden) und dann definieren, dass solche E-Mails automatisch in bestimmte Postfächer verschoben werden. Zwar werden importierte E-Mails meist manuell hinzugefügt, dennoch kann dies hilfreich sein, wenn Sie regelmäßig Mails aus externen Quellen importieren.
Archivieren und Aufbewahrung von importierten E-Mails
Um Ihre Mailbox übersichtlich zu halten, können Sie importierte E-Mails auch archivieren. Verschieben Sie dazu die Mails in ein spezielles Archiv-Postfach, das Sie ebenfalls anlegen oder nutzen Sie das integrierte Archiv-Postfach, falls verfügbar. Archivierte Mails bleiben gespeichert, sind aber nicht mehr im Posteingang sichtbar. Somit bleibt Ihre Hauptansicht auf aktuelle und wichtige E-Mails konzentriert.
Zusammenfassung
Das Organisieren und Verschieben von importierten E-Mails in macOS Mail erfolgt durch das Anlegen neuer Postfächer, das manuelle Verschieben via Drag & Drop oder Kontextmenü, sowie durch Sortieren der Nachrichten innerhalb der Ordner. Zusätzlich können Sie Regeln verwenden, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und so dauerhaft Ordnung zu halten. Mit diesen Funktionen behalten Sie auch nach dem Import den Überblick über Ihre E-Mails und verbessern Ihre Arbeitsabläufe.