Wie kann ich gescannte Dokumente auf meinem iPhone organisieren und benennen?
- Dokumentenscan auf dem iPhone: Die Grundlage
- Dokumente benennen
- Ordner und Kategorien zur Organisation nutzen
- Tags und Schlagwörter als zusätzliche Strukturierung
- Suchfunktion nutzen
- Dokumente exportieren und sichern
- Fazit
Dokumentenscan auf dem iPhone: Die Grundlage
Heutzutage bietet das iPhone eine sehr praktische Möglichkeit, Dokumente direkt mit der Kamera zu scannen. Dies lässt sich bequem über die integrierte Notizen-App oder über spezielle Apps von Drittanbietern erledigen. Die Notizen-App ermöglicht es, ein neues Dokument zu erstellen und direkt über das Plus-Symbol ein Scan-Dokument hinzuzufügen. Hierbei scannt das iPhone automatisch die Seiten, erkennt Ränder und erstellt eine PDF-Datei. Sobald Sie mehrmals gescannt haben, kann das Dokument gespeichert werden.
Dokumente benennen
Nachdem Sie Ihr Dokument gescannt haben, ist es notwendig, das Dokument sinnvoll zu benennen, um es später schnell wiederzufinden. In der Notizen-App können Sie dem Dokument einen Titel geben, der meist vom Anfang der Notiz übernommen wird. Am besten geben Sie einen aussagekräftigen Namen, der Art und Inhalt des Dokuments klar macht, zum Beispiel Mietvertrag_Juni2024 oder Rechnung_Handyvertrag_Mai. Wenn Sie eine andere Scan-App verwenden, erhalten Sie meistens die Möglichkeit, die Datei direkt beim Speichern oder Exportieren umzubenennen. Achten Sie darauf, keine Sonderzeichen zu benutzen, die in Dateinamen problematisch sein können.
Ordner und Kategorien zur Organisation nutzen
Damit Sie viele gescannte Dokumente übersichtlich ablegen können, empfiehlt es sich, Ordner oder Kategorien zu verwenden. In der Notizen-App können Sie verschiedene Notiz-Ordner anlegen, beispielsweise Versicherungen, Rechnungen oder Behördendokumente. Jedes gescannte Dokument können Sie dann dem passenden Ordner zuweisen. So vermeiden Sie, dass die Dokumente in einer einzigen langen Liste liegen und erleichtern die spätere Orientierung. Wenn Sie mit PDF-Apps wie PDF Expert oder Adobe Acrobat Reader arbeiten, können Sie dort ebenfalls Ordner erstellen und Dokumente genauso strukturieren.
Tags und Schlagwörter als zusätzliche Strukturierung
Neuere iOS-Versionen unterstützen auch das Hinzufügen von Tags in der Notizen-App. Tags sind Schlagwörter, mit denen Sie Ihre Dokumente thematisch kennzeichnen können. So können Sie zum Beispiel #Rechnung, #privat oder #arbeit als Tags vergeben und später über die Suche oder Tag-Übersicht gezielt alle Dokumente mit diesem Schlagwort anzeigen lassen. Diese Methode ergänzt die Ordnerstruktur optimal, da Dokumente auch in mehreren Kategorien gleichzeitig gefunden werden können.
Suchfunktion nutzen
Ein wichtiger Bestandteil der Organisation ist die Suche. Sowohl in der Notizen-App als auch in den meisten PDF-Apps können Sie nach Dateinamen, Tags oder sogar Text im Dokument suchen, sofern das iPhone eine Texterkennung (OCR) durchgeführt hat. Geben Sie einfach relevante Stichwörter in die Suchleiste ein, um ein bestimmtes Dokument schnell zu finden. Die Organisation durch sinnvolle Benennung und Verschlagwortung beschleunigt diesen Prozess enorm.
Dokumente exportieren und sichern
Zusätzlich sollten Sie regelmäßig Backups Ihrer gescannten Dokumente erstellen. Per iCloud werden Dokumente in Notizen oft automatisch gesichert, aber es kann sinnvoll sein, wichtige Unterlagen auch separat in anderen Cloud-Diensten wie Dropbox oder Google Drive abzulegen. Dabei haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, beim Export die Dateinamen und Ordnerstruktur sinnvoll anzupassen. So bleibt Ihre Dokumentensammlung auch über längere Zeit gut organisiert und sicher verfügbar.
Fazit
Die Organisation gescannter Dokumente auf dem iPhone funktioniert am besten, wenn Sie bereits beim Scannen auf eine klare, aussagekräftige Benennung achten und die Möglichkeiten von Ordnern und Tags nutzen. Die Verwendung der integrierten Notizen-App ist oft ausreichend und durch die integrierten Such- und Tagging-Möglichkeiten sehr effektiv. Für umfangreichere Dokumentensammlungen können zudem spezialisierte PDF-Apps zusätzliche Komfortfunktionen bieten. Dadurch behalten Sie auch bei vielen Dokumenten stets den Überblick und können schnell auf Ihre Unterlagen zugreifen.