Wie kann ich fehlende Belege in der SAP Concur App hochladen?
- Einführung und Überblick
- Beleg fotografieren und automatisch zuordnen
- Beleg zu vorhandener Ausgabe hinzufügen
- Beleg aus Fotoalbum oder Cloud hochladen
- Fehlende Belege nachreichen und Kommentare verwenden
- Qualitäts- und Format-Hinweise
- Probleme und Support
Einführung und Überblick
Wenn Belege für Spesenabrechnungen fehlen, können Sie diese einfach in der SAP Concur App hochladen, damit Ihre Abrechnung vollständig und prüfbar ist. Die App bietet mehrere Wege, Belege zu erfassen: direktes Fotografieren mit dem Smartphone, Hochladen von bereits gespeicherten Dateien oder Anhängen zu vorhandenen Ausgaben in der Abrechnung. Im Folgenden beschreibe ich Schritt für Schritt die gängigen Methoden und wichtige Hinweise zur Qualität der Belege.
Beleg fotografieren und automatisch zuordnen
Öffnen Sie die SAP Concur App und wählen Sie die Funktion zum Erfassen von Belegen oder „Receipt Snap“ (je nach App-Version kann die Bezeichnung leicht abweichen). Richten Sie die Kamera auf den Beleg und machen Sie ein klares Foto. Die App versucht automatisch, Informationen wie Datum, Betrag und Händler zu erkennen und schlägt eine Zuordnung zur passenden Ausgabe vor. Prüfen Sie die automatisch ausgefüllten Felder und korrigieren Sie gegebenenfalls erkannte Fehler, bevor Sie speichern. So vermeiden Sie Nachfragen der Spesenprüfung.
Beleg zu vorhandener Ausgabe hinzufügen
Wenn Sie bereits eine Ausgabe in einer Abrechnung angelegt haben, öffnen Sie diese Ausgabe und wählen „Beleg hinzufügen“ oder das Büroklammer-/Plus-Symbol. Wählen „Foto aufnehmen“ oder „Datei auswählen“, je nachdem, ob Ihr Beleg als Bild oder PDF vorliegt. Nach dem Hochladen wird der Beleg als Anhang zur spezifischen Ausgabe gespeichert. Achten Sie darauf, dass Datum und Betrag der Ausgabe mit dem Beleg übereinstimmen oder entsprechend kommentiert werden.
Beleg aus Fotoalbum oder Cloud hochladen
Falls der Beleg bereits auf Ihrem Gerät oder in einer Cloud liegt, nutzen Sie die Option „Datei auswählen“ oder „Aus Galerie/Dateien importieren“. Navigieren Sie zur Datei, wählen Sie sie aus und laden Sie sie hoch. Große oder sehr hochauflösende Dateien können vor dem Upload komprimiert werden, prüfen Sie daher nach dem Upload, ob alle relevanten Details lesbar sind.
Fehlende Belege nachreichen und Kommentare verwenden
Für bereits eingereichte Abrechnungen, bei denen Belege fehlen, können Sie in der Regel nachträglich Belege hochladen, solange die Abrechnung nicht final genehmigt oder gesperrt ist. Öffnen Sie die entsprechende Abrechnung, wählen die betroffene Ausgabe und fügen den Beleg wie oben beschrieben hinzu. Nutzen Sie das Kommentarfeld, um kurz zu erklären, warum der Beleg nachgereicht wird (z. B. „Papierbeleg nachgereicht“), damit Prüfer den Grund sofort sehen.
Qualitäts- und Format-Hinweise
Stellen Sie sicher, dass der Beleg komplett sichtbar, gut beleuchtet und nicht verwackelt ist. Kopf- und Fußzeilen sowie wichtige Informationen wie Datum, Händlername und Gesamtbetrag müssen gut lesbar sein. SAP Concur akzeptiert üblicherweise JPEG/PNG für Bilder und PDF für Dokumente. Bei mehrseitigen Belegen fassen Sie alle Seiten in einer PDF-Datei zusammen oder laden Sie alle Seiten als separate Anhänge hoch.
Probleme und Support
Wenn der Upload fehlschlägt, überprüfen Sie Ihre Internetverbindung und die App-Version; ein Neustart oder ein Update der App kann helfen. Bei anhaltenden Fehlermeldungen oder spezifischen Unternehmensrichtlinien zur Spesenabrechnung wenden Sie sich an den internen Concur-Administrator oder den IT-Support Ihres Unternehmens. Dort erhalten Sie auch Hinweise zu maximalen Dateigrößen und speziellen Anforderungen.