Wie kann ich eine Reisekostenabrechnung in der Concur App exportieren?
- Einleitung
- Vorbereitung und Zugriff auf die Reisekostenabrechnung
- Exportieren der Abrechnung
- Besonderheiten und Tipps
- Zusammenfassung
Einleitung
Die Concur App ist ein weit verbreitetes Tool zur Verwaltung von Geschäftsreisen und der damit verbundenen Spesenabrechnung. Eine wichtige Funktion ist dabei die Möglichkeit, die erfassten Reisekostenabrechnungen zu exportieren, um sie beispielsweise für die Buchhaltung weiterzugeben oder für die eigene Archivierung abzuspeichern. Im Folgenden wird detailliert erläutert, wie Sie diesen Export innerhalb der mobilen Concur App durchführen können.
Vorbereitung und Zugriff auf die Reisekostenabrechnung
Bevor Sie eine Reisekostenabrechnung exportieren können, müssen Sie sich in der Concur App mit Ihren Benutzerdaten anmelden. Nach dem erfolgreichen Login gelangen Sie zur Übersicht Ihrer zuletzt erstellten Reisekostenabrechnungen. Sollten Sie Ihre Abrechnung nicht direkt sehen, können Sie über das Menü oder die Suchfunktion gezielt nach der entsprechenden Abrechnung suchen. Wichtig ist, dass die Abrechnung vollständig ausgefüllt und idealerweise bereits final gespeichert oder eingereicht wurde, damit sie für den Export zur Verfügung steht.
Exportieren der Abrechnung
Um die Reisekostenabrechnung zu exportieren, öffnen Sie zunächst die gewünschte Abrechnung in der App. In der Detailansicht finden Sie meist ein Symbol oder einen Button, der für "Optionen" oder "Mehr" steht – häufig dargestellt durch drei Punkte oder ein Menü-Symbol. Dort gibt es in der Regel eine Funktion, die mit "Exportieren", "Export", "Herunterladen" oder "Teilen" bezeichnet ist. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie das Format des Exports wählen, häufig PDF, da dieses Format universell kompatibel und für die Weiterverarbeitung sowie das Archivieren geeignet ist.
Nach Auswahl des gewünschten Formats und Bestätigung startet die Concur App den Exportvorgang. Je nach Geräteeinstellungen haben Sie nun verschiedene Möglichkeiten, das exportierte Dokument zu speichern oder weiterzuleiten. Die Datei kann beispielsweise lokal auf Ihrem Smartphone gespeichert, per E-Mail versendet oder in einem Cloud-Dienst abgelegt werden. Achten Sie darauf, beim Speichern einen aussagekräftigen Dateinamen zu wählen, der die Abrechnung eindeutig identifiziert, um spätere Suchvorgänge zu erleichtern.
Besonderheiten und Tipps
Beachten Sie, dass einige Unternehmen die Concur App so konfigurieren, dass der Export bestimmter Abrechnungsinformationen nur eingeschränkt möglich ist, insbesondere aus Gründen des Datenschutzes oder der internen Compliance. Sollte die Exportfunktion bei Ihnen nicht verfügbar sein, empfiehlt es sich, Ihren Administrator oder den Support Ihres Unternehmens zu kontaktieren.
Zusätzlich ist bei der Nutzung der mobilen App zu beachten, dass die Darstellung und die verfügbaren Funktionen etwas variieren können, je nachdem ob Sie ein iOS- oder Android-Gerät verwenden. Die grundsätzlichen Schritte zum Export sind jedoch ähnlich. Falls Probleme auftreten, bietet sich auch der Zugriff über die Webversion von Concur an, da dort häufig mehr Funktionen und eine komfortablere Bedienoberfläche vorhanden sind.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie eine Reisekostenabrechnung in der Concur App über die Detailansicht der Abrechnung durch die Auswahl eines Export- oder Teilen-Menüs als PDF-Datei oder in einem anderen Format exportieren können. Der Exportvorgang startet nach der Auswahl des Formats, und Sie können die Datei anschließend speichern oder versenden. Falls die Funktion nicht verfügbar ist, klären Sie dies mit Ihrem Administrator oder nutzen alternativ die Webversion von Concur.