Wie kann ich eine Outlook Mail als PDF speichern?
- Einleitung
- Outlook Mail direkt als PDF speichern – Möglichkeiten
- Schritt-für-Schritt Anleitung zum Speichern als PDF über den Druckdialog
- Alternative Methoden zum Speichern der Mail als PDF
- Zusammenfassung
Einleitung
Es gibt viele Gründe, warum man eine E-Mail aus Microsoft Outlook als PDF speichern möchte. PDFs sind ein universell verwendbares Dateiformat, das die Formatierung beibehält und somit ideal für Archivierung, Weitergabe oder auch zum Ausdrucken ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Outlook-Mails auf einfache Weise als PDF speichern können.
Outlook Mail direkt als PDF speichern – Möglichkeiten
Outlook bietet keine explizite Funktion, um eine Mail direkt als PDF zu speichern. Dennoch lassen sich Outlook-Nachrichten über den Druckdialog unkompliziert als PDF abspeichern. Dabei verwenden Sie entweder einen integrierten PDF-Drucker oder die in Windows 10 und höheren Versionen integrierte Option Als PDF drucken. Alternativ können Sie die Mail auch zuerst als HTML, TXT oder MSG speichern und anschließend in einem anderen Programm als PDF exportieren.
Schritt-für-Schritt Anleitung zum Speichern als PDF über den Druckdialog
Öffnen Sie zunächst die gewünschte E-Mail in Outlook. Über den Menüpunkt Datei wählen Sie die Option Drucken. Hier sollte als Drucker Microsoft Print to PDF oder ein ähnlicher PDF-Drucker ausgewählt sein. Anschließend starten Sie den Druckvorgang. Statt auf einem physischen Drucker wird die Mail nun in eine PDF-Datei umgewandelt, die Sie an einem gewünschten Speicherort auf Ihrer Festplatte ablegen können.
Alternative Methoden zum Speichern der Mail als PDF
Wenn der PDF-Drucker nicht verfügbar ist, können Sie die E-Mail auch zunächst als HTML-Datei oder als Outlook-Format (MSG) speichern. Zum Beispiel können Sie die Mail durch Speichern unter als HTML-Datei ablegen und anschließend mit einem Browser öffnen. Dort gibt es oft eine Druckoption, mit der Sie ebenfalls als PDF speichern können. Manche Outlook-Versionen bieten auch die Option, eine Mail per Exportieren als PDF zu speichern – diese Funktion hängt jedoch von der genauen Version und den installierten Add-Ins ab.
Zusammenfassung
Das Speichern einer Outlook Mail als PDF ist mit wenigen Handgriffen möglich. Die einfachste Methode ist das Drucken der E-Mail über den integrierten PDF-Drucker Microsoft Print to PDF. Alternativ bieten sich Export- oder Speicherfunktionen an, die je nach Outlook-Version und System unterschiedlich ausfallen können. Dadurch haben Sie die Flexibilität, wichtige Mails unkompliziert zu archivieren oder weiterzugeben.