Wie kann ich bei Concur eine Beleg löschen?
- Beleg in Concur: Bedeutung und Funktion
- Schritte zum Löschen eines Belegs in Concur
- Besonderheiten und Tipps
- Fazit
Concur ist eine weit verbreitete Plattform zur Reisekosten- und Spesenabrechnung, die es Unternehmen ermöglicht, Ausgaben effizient zu erfassen und verwalten. Ein wichtiger Bestandteil dieser Plattform ist das Hochladen und Verwalten von Belegen, die als Nachweis für getätigte Ausgaben dienen. Dabei kann es vorkommen, dass ein Beleg versehentlich hochgeladen wurde oder nicht mehr benötigt wird. In solchen Fällen stellt sich die Frage, wie man einen Beleg in Concur löschen kann.
Beleg in Concur: Bedeutung und Funktion
Ein Beleg in Concur ist ein digitaler Nachweis einer Ausgabe, beispielsweise eine Rechnung, ein Kassenbon oder ein elektronisches Ticket. Diese Dokumente sind essenziell, um die Ausgaben gegenüber dem Arbeitgeber oder der Buchhaltung zu rechtfertigen. Daher ist das korrekte Hochladen, Verwalten und gegebenenfalls Löschen von Belegen ein wichtiger Bestandteil der Nutzung von Concur.
Schritte zum Löschen eines Belegs in Concur
Um einen Beleg in Concur zu löschen, müssen Sie sich zunächst in Ihr Benutzerkonto einloggen und zum entsprechenden Ausgabenbericht (Expense Report) navigieren, in dem der Beleg hinterlegt ist. Dort wählen Sie den Posten oder die Ausgabe aus, unter der der Beleg gespeichert wurde. Innerhalb dieser Ansicht finden Sie den angehängten Beleg als Anhang oder direkt im Dokumentenbereich.
Die Möglichkeit, einen Beleg zu löschen, hängt von Ihrem Benutzerrecht und dem Status des Ausgabenberichts ab. Wenn der Bericht noch nicht eingereicht oder freigegeben ist, können Sie in der Regel den Beleg direkt entfernen oder austauschen. In der Ansicht des Belegs gibt es meist eine Option wie Beleg löschen oder ein Papierkorb-Symbol, mit dem Sie die Datei entfernen können.
Nachdem Sie den Beleg gelöscht haben, sollten Sie die Änderungen speichern und gegebenenfalls den Ausgabenbericht erneut überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind. Wenn der Bericht bereits eingereicht oder genehmigt wurde, ist das Löschen eines Belegs eventuell nicht mehr möglich. In diesem Fall müssen Sie entweder den Bericht zurückziehen oder sich an die Buchhaltung oder den Administrator wenden, um eine Korrektur vorzunehmen.
Besonderheiten und Tipps
Beachten Sie, dass das Löschen von Belegen Auswirkungen auf die Nachvollziehbarkeit Ihrer Ausgaben hat. Achten Sie daher darauf, nur solche Belege zu entfernen, die wirklich fehlerhaft oder doppelt hochgeladen wurden. Manchmal ist es sinnvoller, Belege auszutauschen oder korrekte Versionen neu hochzuladen, anstatt sie zu löschen und die Dokumentation lückenhaft zu machen.
Zusätzlich sollte man sich über firmenspezifische Richtlinien und Rechte informieren, da einige Unternehmen individuelle Einstellungen in Concur vorgenommen haben, welche das Löschen von Belegen einschränken oder genau regeln.
Fazit
Das Löschen eines Belegs in Concur ist grundsätzlich möglich, solange der zugehörige Ausgabenbericht noch in Bearbeitung ist und die Benutzerrechte dies zulassen. Über die Belegansicht kann man die Datei direkt entfernen und Änderungen speichern. Bei bereits eingereichten Berichten ist oft eine Rücksprache mit der Buchhaltung notwendig. Eine sorgfältige Verwaltung der Belege sorgt für eine transparente und ordnungsgemäße Ausgabenabrechnung.