Wie integriert man Microsoft Lists in Power BI?

1. Verbindung zu Microsoft Lists herstellen
2. Daten laden und modellieren
3. Automatisches Aktualisieren der Daten
4. Alternative Methoden zur Integration
5. Fazit

Microsoft Lists ist ein flexibles Tool zur Verwaltung von Informationen und Aufgaben innerhalb der Microsoft 365-Umgebung. Power BI hingegen ermöglicht die Erstellung interaktiver Berichte und Dashboards auf Basis verschiedenster Datenquellen. Die Integration von Microsoft Lists in Power BI bietet die Möglichkeit, Listendaten direkt zu visualisieren und auszuwerten.

Verbindung zu Microsoft Lists herstellen

Zur Integration von Microsoft Lists in Power BI gibt es verschiedene Ansätze. Ein gängiger Weg ist die Verwendung des Connectors für SharePoint-Listen, da Microsoft Lists technisch als SharePoint-Listen implementiert sind. Um eine Verbindung herzustellen, startet man Power BI Desktop und wählt im Bereich Daten abrufen die Option SharePoint-Online-Liste aus. Anschließend gibt man die URL der SharePoint-Website ein, auf der sich die betreffende Microsoft List befindet. Wichtig ist, die URL der Website anzugeben, nicht die URL der Liste selbst. Power BI zeigt daraufhin verfügbare Listen auf dieser Seite an, aus denen man die gewünschte auswählen kann.

Daten laden und modellieren

Nachdem die entsprechende Liste ausgewählt wurde, lädt Power BI die Daten in die Datenansicht. Dort können die Daten bei Bedarf bereinigt, transformiert oder modelliert werden. Das Power Query Editor-Fenster erlaubt es, Spalten zu filtern, zu umbenennen oder Beziehungen zwischen verschiedenen Datenquellen herzustellen. So können beispielsweise mehrere Microsoft Lists oder andere Datenquellen kombiniert werden, um komplexe Berichte zu erstellen.

Automatisches Aktualisieren der Daten

Um die Daten aus Microsoft Lists im Power BI Service stets aktuell zu halten, kann eine geplante Aktualisierung (Scheduled Refresh) eingerichtet werden. Hierbei sind jedoch entsprechende Berechtigungen notwendig, und der Power BI Dienst benötigt Zugriff auf die SharePoint-Seite. Die Aktualisierungsintervalle können im Power BI Service definiert werden, sodass Berichte automatisch mit den neuesten Listendaten versorgt werden.

Alternative Methoden zur Integration

Neben dem SharePoint-Listen-Connector gibt es weitere Möglichkeiten, Microsoft Lists in Power BI einzubinden. Beispielsweise kann man die Listendaten zuerst als Excel-Datei exportieren und diese Excel-Datei dann in Power BI importieren. Auch die Nutzung von Power Automate ist möglich, um Listendaten regelmäßig in eine andere Datenquelle zu übertragen, welche Power BI dann verwendet. Eine weitere Methode ist die Verwendung von Microsoft Graph API, um Listendaten programmgesteuert abzurufen und in Power BI zu verarbeiten, was aber technisches Know-how erfordert.

Fazit

Die einfachste und am häufigsten verwendete Methode zur Integration von Microsoft Lists in Power BI ist die direkte Verbindung über den SharePoint-Online-Listen-Connector. Diese Methode ermöglicht es, auf einfache Weise dynamische Reports mit den aktuellen Listendaten zu generieren und zu pflegen. Für komplexere Szenarien bieten sich alternative Vorgehensweisen wie Power Automate oder die Nutzung der Graph API an. Wichtig ist, stets auf die Einhaltung von Zugriffsrechten und Datenschutzbestimmungen zu achten, wenn man Listendaten in Power BI importiert und visualisiert.