Wie funktioniert der Microsoft SharePoint Speicher und welche Speicheroptionen gibt es?
- Einführung in den Microsoft SharePoint Speicher
- Wie wird der Speicher in SharePoint bereitgestellt?
- Speicherlimits und Erweiterungsmöglichkeiten
- Worauf sollte man beim SharePoint Speicher achten?
- Fazit
Einführung in den Microsoft SharePoint Speicher
Microsoft SharePoint ist eine Plattform für die Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung, die in vielen Unternehmen weltweit eingesetzt wird. Ein wesentlicher Bestandteil der Nutzung von SharePoint ist der Speicherplatz, der zum Ablegen und Verwalten von Dokumenten, Daten und anderen Inhalten zur Verfügung steht. In diesem Zusammenhang stellt sich häufig die Frage, wie der Speicher bei SharePoint organisiert ist und welche Kapazitäten sowie Optionen zur Verfügung stehen.
Wie wird der Speicher in SharePoint bereitgestellt?
Der Speicherplatz in SharePoint wird in der Regel als Teil von Microsoft 365 bereitgestellt und ist in der Cloud gespeichert. Dabei steht jedem Mandanten (Tenant) ein bestimmtes Speicherkontingent zu, welches sich aus dem Grundspeicher und zusätzlichen Speichern je nach Anzahl der Benutzer zusammensetzt. Dieser Speicher wird für alle SharePoint-Websites innerhalb des Mandanten gemeinsam verwendet.
Die Verwaltung des Speichers erfolgt über das SharePoint-Admin-Center, in dem der Administrator die Speicherverwendung überwachen und bei Bedarf weiteren Speicher hinzubuchen kann. Die in SharePoint gespeicherten Dateien und Dokumente werden in sogenannten Dokumentbibliotheken abgelegt, die als zentrale Ablageorte fungieren.
Speicherlimits und Erweiterungsmöglichkeiten
Der verfügbare Speicherplatz hängt von dem jeweiligen Microsoft 365 Plan ab. Standardmäßig erhalten Unternehmen einen Grundspeicher, der beispielsweise bei einigen Plänen bei 1 TB beginnt. Zusätzlich erhalten Unternehmen einen Speicherzuwachs pro aktivem Benutzer. Sobald das Limit fast erreicht ist, kann der Administrator über das Office 365 Portal zusätzlichen Speicherplatz erwerben.
Es ist wichtig zu beachten, dass einzelne Dateien und Dokumente ebenfalls Größenlimits unterliegen, die technisch bedingt sind. Zudem kann der Speicher so organisiert werden, dass bestimmte Inhalte archiviert oder ausgelagert werden, um Platz zu schaffen. Für große Datenmengen oder sehr umfangreiche Dateistruktur kann auch die Integration mit anderen Speicherlösungen wie OneDrive oder Azure Storage sinnvoll sein.
Worauf sollte man beim SharePoint Speicher achten?
Bei der Nutzung von SharePoint Speicher ist es sinnvoll, eine klare Strategie zur Organisation und Verwaltung der Inhalte zu verfolgen. Da der Speicherressource innerhalb des Microsoft 365 Ökosystems geteilt wird, müssen Unternehmen darauf achten, den Speicher effizient zu nutzen und nicht unnötig mit nicht benötigten oder veralteten Dateien zu füllen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Speicherüberwachungsfunktionen zu verwenden, um frühzeitig Engpässe zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern.
Auch die regelmäßige Bereinigung und Archivierung von Dokumenten trägt dazu bei, den Speicherbedarf zu optimieren. Nicht zuletzt spielt die Einhaltung von Compliance- und Datenschutzbestimmungen eine Rolle, da gespeicherte Daten oft sensibel sind und entsprechend geschützt werden müssen.
Fazit
Der Microsoft SharePoint Speicher ist eine zentrale Ressource für Unternehmen, die SharePoint zur Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung nutzen. Er wird als Cloud-Speicher innerhalb des Microsoft 365 Pakets bereitgestellt und umfasst sowohl einen Grundspeicher als auch ein Kontingent, das sich an der Anzahl aktiver Benutzer orientiert. Durch die Verwaltung im SharePoint-Admin-Center können Unternehmen ihren Speicher überwachen und bei Bedarf erweitern. Eine effiziente Nutzung des Speichers, die Beachtung von Limits und die Einbindung geeigneter Speicherstrategien sind entscheidend, um SharePoint optimal und nachhaltig zu nutzen.