Wie exportiere ich eine Liste aus Microsoft Lists in Excel?
- Einführung
- Anmeldung und Zugriff auf Microsoft Lists
- Liste auswählen und Optionen öffnen
- Exportvorgang starten
- Datei öffnen und Daten in Excel laden
- Alternative Methode: Export über SharePoint
- Wichtige Hinweise
- Fazit
Einführung
Microsoft Lists ist ein vielseitiges Werkzeug zur Verwaltung von Informationen in Form von Listen. Häufig möchten Nutzer ihre Daten aus Microsoft Lists in Excel exportieren, um diese weiter zu bearbeiten, zu analysieren oder zu archivieren. Im Folgenden wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie eine Liste aus Microsoft Lists in Excel exportieren können.
Anmeldung und Zugriff auf Microsoft Lists
Öffnen Sie zunächst Ihren Webbrowser und melden Sie sich unter Microsoft Lists an, entweder über das Microsoft 365-Portal oder direkt über die Lists-App. Navigieren Sie zu der Liste, die Sie exportieren möchten. Die Listen sind in der Regel im SharePoint- oder Teams-Umfeld gespeichert, je nachdem, wie Ihre Organisation die Listen eingebunden hat.
Liste auswählen und Optionen öffnen
Wenn Sie die gewünschte Liste geöffnet haben, sehen Sie oberhalb oder neben den Einträgen verschiedene Menüoptionen. Suchen Sie nach dem Befehl Exportieren, der häufig als Export to Excel angezeigt wird. Diese Option befindet sich meist in der Hauptmenü-Leiste, häufig unter dem Reiter Integrate oder in der oberen Befehlsleiste.
Exportvorgang starten
Klicken Sie auf den Button Export to Excel oder In Excel exportieren. Daraufhin wird eine Query-Datei mit der Endung .iqy heruntergeladen. Diese Datei ist eine Webabfrage, die Excel verwendet, um die Daten direkt aus SharePoint abzurufen.
Datei öffnen und Daten in Excel laden
Öffnen Sie die heruntergeladene .iqy-Datei mit Microsoft Excel. Excel fragt möglicherweise nach, ob Sie die Datenquelle vertrauen möchten – bestätigen Sie dies, sofern die Quelle vertrauenswürdig ist. Anschließend lädt Excel die Daten aus der Microsoft Lists-Liste und stellt sie als Tabelle dar. Sie können die Daten jetzt wie gewohnt bearbeiten, speichern oder weiterverarbeiten.
Alternative Methode: Export über SharePoint
Da Microsoft Lists eng mit SharePoint verbunden ist, können Sie auch über die SharePoint-Oberfläche in der Listenansicht die Option zum Exportieren finden. Öffnen Sie Ihre Liste in SharePoint, klicken Sie oben in der Befehlsleiste auf Exportieren und wählen Sie In Excel exportieren. Die weitere Vorgehensweise entspricht dem zuvor beschriebenen Prozess.
Wichtige Hinweise
Beachten Sie, dass der Export als Webabfrage nur die aktuelle Ansicht der Liste exportiert, d.h. alle Filter oder Sortierungen, die Sie angewendet haben, werden reflektiert. Außerdem werden Berechtigungen berücksichtigt; Sie sehen also nur die Daten, für die Sie Zugriffsrechte besitzen. Große Listen können beim Export zu einer Verzögerung führen, da die Daten online abgerufen werden.
Fazit
Der Export einer Liste aus Microsoft Lists nach Excel ist einfach und ermöglicht eine nahtlose Weiterverarbeitung Ihrer Daten. Durch den Export über die Export to Excel-Funktion erhalten Sie eine dynamische Verbindung, die es erlaubt, aktuelle Daten aus der Liste direkt in Excel zu verwenden.