Welche Einstellungen gibt es in Microsoft Planner und wie können diese angepasst werden?
- Grundlegende Einstellungen in Microsoft Planner
- Benachrichtigungseinstellungen in Microsoft Planner
- Anpassung von Buckets und Aufgaben in den Einstellungen
- Integrationen und weitere Einstellungen
- Fazit
Microsoft Planner ist ein praktisches Werkzeug zur Aufgaben- und Projektverwaltung innerhalb von Microsoft 365. Um das Tool effektiv nutzen zu können, ist es wichtig, die verschiedenen Einstellungen zu kennen und entsprechend anzupassen. Im Folgenden werden die wichtigsten Einstellungsmöglichkeiten in Microsoft Planner ausführlich erläutert.
Grundlegende Einstellungen in Microsoft Planner
Sobald Sie einen Plan in Microsoft Planner erstellt haben, können Sie verschiedene grundlegende Einstellungen vornehmen. Dazu gehört vor allem die Verwaltung der Mitglieder eines Plans. Sie können Personen hinzufügen oder entfernen, die berechtigt sind, Aufgaben zu sehen und zu bearbeiten. Diese Mitgliederverwaltung ist besonders wichtig, um die Zusammenarbeit im Team zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die Inhalte zugreifen können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Benennung und Beschreibung des Plans. Über die Einstellungen lässt sich der Planname jederzeit anpassen, ebenso wie eine Beschreibung hinzufügen, die für alle Teammitglieder sichtbar ist. Dies schafft Klarheit über den Zweck und Inhalt des Plans.
Benachrichtigungseinstellungen in Microsoft Planner
Ein essenzieller Bestandteil der Einstellungen sind die Benachrichtigungen. Microsoft Planner bietet die Möglichkeit, automatische E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn beispielsweise eine neue Aufgabe zugewiesen wird oder sich der Status einer Aufgabe ändert. Diese Benachrichtigungen lassen sich jedoch nicht individuell in Planner global einstellen, sondern werden pro Benutzer über die Microsoft 365-Einstellungen und den verbundenen Outlook-Account gesteuert.
Innerhalb des Planers können Sie außerdem durch das Verhalten von Aufgaben und deren Updates den Überblick über wichtige Änderungen behalten. Die Teams und Personen erhalten durch diese Benachrichtigungen eine rechtzeitige Erinnerung, was die Koordination im Team erheblich verbessert.
Anpassung von Buckets und Aufgaben in den Einstellungen
Die Organisation von Aufgaben erfolgt in Microsoft Planner über sogenannte Buckets (Aufgabenspalten). Während es keine globale Einstellung gibt, um Buckets automatisch zu konfigurieren, bieten Sie die Möglichkeit, diese manuell anzupassen oder neu zu strukturieren. Dabei können Sie die Reihenfolge der Buckets verändern oder neue hinzufügen, um den Arbeitsprozess bestmöglich abzubilden.
Auch die Aufgaben selbst verfügen über individuelle Einstellungsmöglichkeiten. Innerhalb einer Aufgabe können Sie verschiedene Eigenschaften festlegen, wie Priorität, Fälligkeitsdatum oder Checklisten. Außerdem lassen sich Anhänge hinzufügen oder Kommentare hinterlassen, was die Kommunikation erleichtert. Diese Einstellungen erfolgen direkt in der jeweiligen Aufgabe und nicht über das generelle Einstellungsmenü von Microsoft Planner.
Integrationen und weitere Einstellungen
Microsoft Planner ist eng in die Microsoft 365 Suite integriert, wodurch weitere Einstellungen über andere Plattformen möglich werden. So können Planner-Pläne beispielsweise mit Microsoft Teams verbunden werden, was eine zentrale Steuerung ermöglicht. Über diese Integration können Sie festlegen, wie Planner in Teams angezeigt wird, Benachrichtigungen empfangen oder Aufgaben direkt in Teams erstellen und verwalten.
Zudem gibt es in den jeweiligen Microsoft 365 Admin-Einstellungen zusätzliche Kontrollmöglichkeiten für Administratoren, um den Zugriff auf Planner und die dazugehörigen Daten zu regeln. Diese Einstellungen betreffen vor allem Sicherheits- und Datenschutzaspekte und sind daher für Endanwender oft nicht sichtbar.
Fazit
Die Einstellungen in Microsoft Planner sind vielfältig und ermöglichen eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse von Teams und Projekten. Von der Mitgliederverwaltung und der Planungsgestaltung über Benachrichtigungen bis hin zur Integration in andere Microsoft-Tools bieten die Einstellungsoptionen zahlreiche Möglichkeiten, den Workflow effizient zu gestalten. Für eine optimale Nutzung empfiehlt es sich, die Einstellungen im Zusammenspiel mit dem gesamten Microsoft 365 Ökosystem zu betrachten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, damit der Planner bestmöglich unterstützt.