Ordner zur Organisation von Nachrichten in Outlook erstellen
- Einführung
- Ordner anlegen in der Desktop-Version von Outlook
- Ordner anlegen in der Outlook Web App (OWA)
- Organisatorische Tipps und Verwendungszwecke
- Fazit
Einführung
Die Organisation von E-Mails ist in Outlook besonders wichtig, um den Überblick über den Posteingang zu behalten und effizient zu arbeiten. Ordner helfen dabei, Nachrichten nach Themen, Projekten oder Absendern zu sortieren. Das Erstellen eigener Ordner ist einfach und bietet viele Möglichkeiten zur individuellen Strukturierung.
Ordner anlegen in der Desktop-Version von Outlook
Um in der Desktop-Version von Outlook einen neuen Ordner zu erstellen, öffnen Sie zunächst das Programm und navigieren im linken Bereich zu Ihrem E-Mail-Konto oder zum Hauptordner Posteingang. Dort klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Stelle, an der der neue Ordner eingefügt werden soll, beispielsweise auf den Posteingang selbst oder einen bereits vorhandenen Ordner, um darin einen Unterordner zu erstellen.
Im Kontextmenü wählen Sie anschließend Neuer Ordner aus. Daraufhin erscheint ein neues Eingabefeld, in das Sie den gewünschten Namen für Ihren Ordner eingeben können. Bestätigen Sie die Eingabe entweder durch Drücken der Enter-Taste oder durch Klicken außerhalb des Eingabefeldes. Der neue Ordner wird daraufhin sofort angelegt und ist im Navigationsbereich sichtbar.
Ordner anlegen in der Outlook Web App (OWA)
Wenn Sie Outlook online, also über den Webbrowser nutzen, funktioniert das Erstellen von Ordnern ähnlich intuitiv. Melden Sie sich zunächst unter outlook.office.com oder dem entsprechenden Adresse Ihres Unternehmens an. Im linken Bereich des Bildschirms sehen Sie Ihre E-Mail-Ordner. Fahren Sie mit der Maus über einen bestehenden Ordner, z. B. den Posteingang, und klicken Sie auf das kleine Pluszeichen (+), welches zum Erstellen neuer Ordner dient.
Alternativ können Sie die Option Neuer Ordner im Menü auswählen, das erscheint, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken. Geben Sie anschließend einen aussagekräftigen Namen ein und bestätigen Sie die Eingabe. Der neu erstellte Ordner erscheint sofort in der Ordnerliste und kann wie gewohnt genutzt werden.
Organisatorische Tipps und Verwendungszwecke
Nachdem der Ordner erstellt ist, können Sie E-Mails manuell per Drag & Drop in diesen verschieben oder Regeln festlegen, mit denen Outlook bestimmte Nachrichten automatisch in den Ordner einsortiert. Dies ermöglicht eine automatische Sortierung anhand von Absender, Betreff, Schlüsselwörtern oder anderen Kriterien.
Durch das Anlegen von Ordnern, die nach Themen, Projekten oder Dringlichkeit benannt sind, schaffen Sie eine übersichtliche Struktur, welche die tägliche Arbeit mit Outlook deutlich erleichtert. Dabei ist es wichtig, die Namen der Ordner klar und verständlich zu gestalten, damit sie schnell wiederzufinden sind.
Fazit
Das Erstellen von Ordnern in Outlook ist eine grundlegende Funktion, die sich in wenigen Schritten umsetzen lässt und dabei hilft, die E-Mail-Flut zu bändigen. Egal ob in der Desktop-Version oder in der Web-App, die Ordnererstellung ist leicht zugänglich und ermöglicht eine individuelle Organisation der Nachrichten für eine bessere Produktivität.