Benachrichtigungen für Änderungen in Microsoft Lists einrichten
- Öffnen der Microsoft List
- Benachrichtigung über die Listenoberfläche hinzufügen
- Benachrichtigungen konfigurieren
- Bestätigen und Speichern
- Alternative: Benachrichtigungen via Power Automate
Microsoft Lists ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Organisation und Verwaltung von Daten innerhalb Ihrer Organisation. Um stets auf dem Laufenden zu bleiben, wenn Änderungen an Ihren Listen vorgenommen werden, können Sie Benachrichtigungen einrichten. Diese Benachrichtigungen informieren Sie beispielsweise per E-Mail, wenn Elemente erstellt, geändert oder gelöscht werden. Im Folgenden wird ausführlich beschrieben, wie Sie diese Benachrichtigungen konfigurieren.
Öffnen der Microsoft List
Starten Sie zunächst Microsoft Lists entweder über die Office 365 Webanwendung oder direkt durch Öffnen der entsprechenden Liste in SharePoint. Navigieren Sie zu der Liste, für die Sie Benachrichtigungen einstellen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um Benachrichtigungen einzurichten.
Benachrichtigung über die Listenoberfläche hinzufügen
Oben rechts in der Menüleiste der Liste finden Sie ein Symbol mit drei Punkten … oder Weitere Optionen. Klicken Sie darauf, um ein Dropdown-Menü zu öffnen. Dort finden Sie den Eintrag Benachrichtigungen oder Benachrichtigung hinzufügen. Wenn der Eintrag nicht direkt sichtbar ist, suchen Sie auch in Einstellungen oder Listeinstellungen danach.
Benachrichtigungen konfigurieren
Nach dem Öffnen des Benachrichtigungsdialogs können Sie festlegen, wer die Benachrichtigungen erhalten soll. Standardmäßig sind Sie selbst voreingestellt, Sie können aber auch andere Benutzer hinzufügen. Danach legen Sie fest, bei welchen Änderungen Sie benachrichtigt werden möchten, zum Beispiel bei allen Änderungen, nur bei neuen Elementen oder bei Löschungen. Zusätzlich können Sie die Häufigkeit der Benachrichtigungen anpassen, etwa sofort, täglich oder wöchentlich.
Bestätigen und Speichern
Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, bestätigen Sie die Konfiguration mit OK oder Speichern. Ab sofort erhalten Sie entsprechend Ihrer Einstellungen eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Änderungen an der Liste stattfinden.
Alternative: Benachrichtigungen via Power Automate
Für komplexere Szenarien kann Microsoft Power Automate verwendet werden. Dabei erstellen Sie einen automatisierten Workflow, der bei bestimmten Ereignissen in der Liste aktiviert wird und Ihnen Benachrichtigungen, z.B. in Teams oder per E-Mail, sendet. Dazu öffnen Sie Power Automate, erstellen einen neuen Flow mit dem Trigger Wenn ein Element erstellt oder geändert wird für Ihre Liste und definieren anschließend die Benachrichtigungsaktion.
Mit diesen Schritten bleiben Sie jederzeit über Aktualisierungen in Ihren Microsoft Lists informiert und können schnell auf Änderungen reagieren.