Wie funktioniert die Vorschlagsfunktion in Google Docs?
- Grundprinzip der Vorschlagsfunktion
- Aktivierung des Vorschlagsmodus
- Wie werden Änderungen dargestellt?
- Annehmen oder Ablehnen von Vorschlägen
- Vorteile der Vorschlagsfunktion
Grundprinzip der Vorschlagsfunktion
Die Vorschlagsfunktion in Google Docs ist ein Feature, das es mehreren Nutzern ermöglicht, Änderungen in einem Dokument vorzuschlagen, ohne den originalen Text direkt zu verändern. Stattdessen werden alle Änderungen als sogenannte "Vorschläge" angezeigt, die der Besitzer oder andere berechtigte Nutzer des Dokuments dann annehmen oder ablehnen können. Dieses System ähnelt dem Nachverfolgen von Änderungen in klassischen Textverarbeitungsprogrammen und erleichtert die Zusammenarbeit und Überprüfung von Dokumenten.
Aktivierung des Vorschlagsmodus
Um den Vorschlagsmodus in Google Docs zu aktivieren, klickt man oben rechts auf die Ansicht, in der normalerweise "Bearbeiten" steht, und wählt dort Vorschlagen aus. Sobald diese Einstellung aktiv ist, werden alle Bearbeitungen nicht direkt übernommen, sondern als Vorschläge markiert. So kann der ursprüngliche Inhalt erhalten bleiben, während man alternative Formulierungen oder Korrekturen einbringt.
Wie werden Änderungen dargestellt?
Im Vorschlagsmodus erscheinen die eingefügten Textstellen farbig markiert und durchgestrichener Text zeigt an, welche Stellen entfernt werden sollen. Neben dem Text wird ein Kommentarfenster eingeblendet, das den Autor des Vorschlags und die Art der Änderung anzeigt. So ist auf einen Blick ersichtlich, welche Änderungen vorgeschlagen wurden und wer diese vorgenommen hat. Dies erleichtert die Nachverfolgung der Anpassungen und fördert eine transparente Zusammenarbeit.
Annehmen oder Ablehnen von Vorschlägen
Die vorgeschlagenen Änderungen können vom Dokumenteninhaber oder von Nutzern mit den entsprechenden Bearbeitungsrechten geprüft werden. In den Kommentarfenstern neben den Änderungen befinden sich Schaltflächen zum Annehmen oder Ablehnen des Vorschlags. Nach Annahme wird die vorgeschlagene Änderung in den Dokumententext übernommen und die Markierung sowie die Kommentaranzeige verschwinden. Wird der Vorschlag abgelehnt, verbleibt der Originaltext unverändert und die vorgeschlagene Änderung wird entfernt.
Vorteile der Vorschlagsfunktion
Dieses Verfahren ermöglicht eine klare und strukturierte Zusammenarbeit, da Änderungen transparent bleiben und erst nach Rücksprache übernommen werden. Es verhindert versehentliche Überschreibungen und erleichtert den Review-Prozess bei gemeinsamen Dokumenten, wie etwa Manuskripten, Berichten oder Verträgen. Zudem fördert es die Kommunikation über die Vorschläge, insbesondere wenn Nutzer Kommentare ergänzen, um ihre Änderungen zu erläutern.