Gmail Mails automatisch in Ordner verschieben – Lösung

Was bedeutet Mails automatisch in Ordner verschieben in Gmail?

Gmail verwendet keine traditionellen Ordner wie bei manchen anderen E-Mail-Programmen, sondern arbeitet stattdessen mit sogenannten Labels. Labels funktionieren ähnlich wie Ordner, denn sie helfen dabei, E-Mails zu kategorisieren und zu organisieren. Eine E-Mail kann sogar mehrere Labels gleichzeitig haben, im Gegensatz zu klassischen Ordnern, wo sie nur in einem abgelegt werden kann.

Das automatische Verschieben von Mails in Ordner heißt also in Gmail, Mails durch sogenannte Filter automatisch mit bestimmten Labels zu versehen und sie optional aus dem Posteingang zu entfernen, sodass sie quasi in dem Label verschoben werden.

So funktioniert das Erstellen von Filtern in Gmail

Um Mails automatisch zu organisieren, kannst du Filter erstellen. Durch Filter definierst du Regeln, die ankommende Mails prüfen. Wenn eine eingehende Mail diese Bedingungen erfüllt, wird eine zuvor festgelegte Aktion ausgeführt, zum Beispiel das Hinzufügen eines Labels oder das Archivieren der Mail, sodass sie nicht mehr im Posteingang sichtbar ist.

Der Filterprozess beginnt in den Gmail-Einstellungen oder direkt über die Suchleiste mit der erweiterten Suche. Dort kannst du verschiedene Kriterien wie Absenderadresse, Betreff, bestimmte Wörter oder Größe der Mail hinterlegen. Danach entscheidest du, welche Aktionen bei Treffermails durchgeführt werden sollen.

Schritt-für-Schritt: Automatisches Verschieben von Mails in Gmail

Zunächst meldest du dich in deinem Gmail-Konto an. Oben in der Suchleiste klickst du auf das kleine Symbol mit den drei Linien oder dem Pfeil, um die erweiterten Suchoptionen zu öffnen. Hier kannst du verschiedene Suchkriterien eintragen, die als Grundlage für den Filter dienen sollen. Beispielsweise gibst du bei Von eine bestimmte E-Mail-Adresse ein, deren Nachrichten du automatisch sortieren möchtest.

Danach klickst du ganz unten im Suchfenster auf Filter erstellen. Im nun erscheinenden Dialog kannst du Aktionen auswählen, die automatisch ausgeführt werden. Die wichtigsten Aktionen für das automatische Verschieben sind das Anwenden eines Labels und das Archivieren der E-Mail. Durch das Anwenden eines Labels wie Projekte oder Rechnungen wird die Mail mit diesem Label versehen. Wenn du zusätzlich die Option Posteingang überspringen (Archivieren) aktivierst, verschwindet die Mail aus deinem Haupt-Posteingang und ist nur noch unter dem entsprechenden Label sichtbar.

Zum Abschluss bestätigst du den Filter mit Filter erstellen. Ab jetzt werden alle eingehenden Mails, die die definierten Kriterien erfüllen, automatisch entsprechend dieser Regel behandelt.

Wichtige Hinweise und Tipps

Ein Label ist keine physische Verschiebung, sondern eine Kennzeichnung, die die Mail leichter auffindbar macht. Die Kombination aus Label zuweisen und Archivieren simuliert dabei das Verschieben in einen Ordner. Falls du eine Mail aus deinem Label löschen möchtest, wird sie komplett aus deinem Konto entfernt. Es empfiehlt sich daher, Labels sinnvoll und übersichtlich zu wählen.

Wenn du bestehende Mails mit einem neuen Filter auch nachträglich markieren möchtest, bietet Gmail nach der Filtererstellung die Möglichkeit, den Filter auf bereits vorhandene Nachrichten anzuwenden. So kannst du für Ordnung sorgen, ohne erst jede E-Mail manuell sortieren zu müssen.

Fazit

Automatisches Verschieben von Mails in Gmail ist dank Filter und Labels einfach umzusetzen. Es erfordert keine zusätzlichen Programme, sondern ist direkt in Gmail integriert. Die Nutzung von Filtern hilft, den Posteingang übersichtlich zu halten und wichtige Mails schnell zu finden. Mit ein wenig Aufwand bei der Einrichtung kannst du so deine E-Mail-Organisation deutlich verbessern.