Wie man ein Word-Dokument dauerhaft schreibgeschützt macht
- Schreibschutz per Dateisystem
- Schreibschutz innerhalb von Word aktivieren
- Als schreibgeschütztes PDF speichern
- Fazit zur dauerhaften Sicherung gegen Änderungen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Word-Dokument so zu schützen, dass niemand ungewollte Änderungen speichern kann. Ein komplett "dauerhaft schreibgeschützter" Zustand, der von allen Benutzern ohne Ausnahme nicht umgangen werden kann, ist in der Praxis allerdings schwierig umzusetzen, da Word-Dokumente grundsätzlich zum Bearbeiten gedacht sind. Dennoch existieren wirksame Methoden, um das Dokument gegen Bearbeitung und Speichern zu schützen.
Schreibschutz per Dateisystem
Die einfachste Methode ist, die Datei über das Betriebssystem schreibgeschützt zu machen. Unter Windows oder macOS kann man die Dateieigenschaften so einstellen, dass die Datei nur lesbar ist. Dadurch kann Word das Dokument öffnen, Änderungen werden aber nicht direkt in der Ursprungsdatei gespeichert. Stattdessen muss der Benutzer die Datei unter einem neuen Namen speichern, wenn Änderungen gemacht werden. Diese Methode schützt jedoch nur auf Dateiebene und kann von jemandem, der Zugriff auf die Datei und dessen Rechte hat, umgangen werden.
Schreibschutz innerhalb von Word aktivieren
Word bietet eine Funktion namens Dokument schützen oder Bearbeitung einschränken. Über das Menü Überprüfen kann man die Bearbeitung einschränken, indem man etwa nur das Lesen erlaubt oder das Dokument mit einem Kennwort vor Bearbeitungen schützt. Wenn man hier einen Schutz mit einem Passwort aktiviert, ist ein Bearbeiten oder direkte Speicherung von Änderungen nicht möglich, sofern das Passwort nicht bekannt ist. Dies ist effektiver als der einfache Dateischreibschutz, denn der Schutz ist in die Datei integriert.
Als schreibgeschütztes PDF speichern
Wenn das Ziel vor allem darin besteht, das Originaldokument unveränderbar zu halten, bietet es sich an, das Word-Dokument als PDF mit Schreibschutz zu speichern. PDFs können so erzeugt werden, dass nachträgliche Bearbeitungen erschwert oder ganz verhindert werden. Allerdings ist dies keine Word-Datei mehr, sondern eine eigenständige PDF, und der Nutzer kann nicht mit Word-Funktionalitäten arbeiten.
Fazit zur dauerhaften Sicherung gegen Änderungen
Ein Word-Dokument vollkommen vor Änderungen zu schützen, die dann auch nicht gespeichert werden können, ist nur bedingt möglich. Die sinnvollste und häufig genutzte Variante ist der Bearbeitungsschutz mit Passwort in Word. Kombiniert man diesen mit einem Dateischreibschutz und gegebenenfalls einem Export zu PDF, kann man das Risiko ungewollter Änderungen stark minimieren. Letztlich hängt die Sicherheit auch davon ab, wie vertrauenswürdig die Personen sind, die Zugriff auf das Dokument erhalten.