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Tutorial: Notenspiegel in Excel mit der WENN-Funktion berechnen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel Notenstufen (Letter Grades) mithilfe der WENN-Funktion automatisierst.

In vielen Bereichen (Schule, Uni oder interne Coachings) müssen numerische Punktzahlen (0–100) in Notenbuchstaben (A, B, C etc.) umgewandelt werden. In Excel gibt es dafür zwei Hauptwege: Die klassische verschachtelte WENN-Funktion und die modernere WENNS-Funktion.

1. Die Logik vorbereiten

Bevor wir die Formel schreiben, definieren wir die Schwellenwerte. In unserem Beispiel nutzen wir folgendes System:

  • 90 Punkte oder mehr = A
  • 80 Punkte oder mehr = B
  • 70 Punkte oder mehr = C
  • 60 Punkte oder mehr = D
  • Weniger als 60 Punkte = F

2. Methode A: Die klassische WENN-Funktion (verschachtelt)

Die normale WENN-Funktion kann nur zwei Ergebnisse liefern (Wahr oder Falsch). Um mehrere Notenstufen abzubilden, "verschachteln" wir mehrere WENN-Funktionen ineinander.

Die Syntax: =WENN(Prüfung; Dann_Wert; [Sonst_Wert])

Die Formel für Zelle B2 (wenn dort die Punktzahl steht):

=WENN(B2>=90; "A"; WENN(B2>=80; "B"; WENN(B2>=70; "C"; WENN(B2>=60; "D"; "F"))))

So funktioniert es:

  1. Excel prüft: Ist der Wert $\ge 90$? Wenn ja -> A.
  2. Wenn nein, geht Excel zur nächsten WENN-Abfrage: Ist der Wert $\ge 80$? Wenn ja -> B.
  3. Dies setzt sich fort, bis am Ende nur noch das "F" als Standardwert übrig bleibt, wenn keine der Bedingungen erfüllt ist.

Wichtig: Achte darauf, am Ende so viele Klammern zu schließen, wie du WENN-Funktionen geöffnet hast!

3. Methode B: Die moderne WENNS-Funktion (Empfohlen)

Wenn du eine neuere Excel-Version (Office 365 oder Excel 2019+) nutzt, ist die WENNS-Funktion (englisch IFS) wesentlich übersichtlicher.

Die Formel:

=WENNS(B2>=90; "A"; B2>=80; "B"; B2>=70; "C"; B2>=60; "D"; B2<60; "F")

Vorteile:

  • Keine komplizierten Klammern am Ende.
  • Die Bedingungen werden einfach nacheinander paarweise (Bedingung; Ergebnis) aufgelistet.

4. Schritt-für-Schritt-Anleitung in Excel

  1. Tabelle anlegen: Erstelle eine Spalte "Name", eine Spalte "Punkte" und eine Spalte "Note".
  2. Formel eingeben: Klicke in die erste Zelle unter "Note" (z. B. C2).
  3. Logik anwenden: Kopiere eine der oben genannten Formeln hinein. Stelle sicher, dass der Zellbezug (z. B. B2) auf deine Punktzahl-Zelle zeigt.
  4. Autofill: Klicke auf die rechte untere Ecke der Zelle mit der Formel und ziehe sie nach unten, um sie für alle Schüler/Teilnehmer anzuwenden.

5. Wichtige Tipps für den Erfolg

  • Die Reihenfolge ist entscheidend: Beginne immer beim höchsten Wert (90, 80, 70...). Wenn du bei 60 anfangen würdest, würde Excel bei einer Punktzahl von 95 sofort "D" ausgeben, da 95 ja größer als 60 ist und die Prüfung dort stoppt.
  • Anführungszeichen: Texte (wie "A" oder "Sehr gut") müssen in Excel-Formeln immer in doppelten Anführungszeichen stehen. Zahlen hingegen nicht.
  • Semikolon: Trenne die Argumente in der Formel immer mit einem Semikolon (;).

Bonus: Mit "SVERWEIS" (VLOOKUP) für Profis

Wenn du sehr viele Notenstufen hast, wird die WENN-Funktion unübersichtlich. Dann lohnt es sich, eine kleine Hilfstabelle anzulegen und die Funktion =SVERWEIS(B2; Notentabelle; 2; WAHR) zu nutzen. Der Parameter WAHR sorgt hierbei dafür, dass Excel den nächstkleineren Wert in einer Bereichsskala sucht.

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