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Tutorial: Massen-E-Mails in HubSpot versenden – Schritt für Schritt

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du Massen-E-Mails (Marketing-E-Mails) in HubSpot professionell erstellst und versendest.

Massen-E-Mails (in HubSpot "Marketing-E-Mails" genannt) sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um Newsletter, Ankündigungen oder Angebote an eine große Gruppe von Kontakten gleichzeitig zu senden.

Voraussetzungen

  • Du benötigst einen HubSpot Marketing Hub Account (Starter, Professional oder Enterprise). In der kostenlosen Version ist die Anzahl der E-Mails pro Monat begrenzt.
  • Deine Kontakte müssen als Marketing-Kontakte markiert sein.
  • Du solltest bereits eine Liste mit Empfängern erstellt haben.

Schritt 1: Die Empfängerliste vorbereiten

Bevor du die E-Mail schreibst, solltest du festlegen, wer sie erhalten soll.

  1. Navigiere zu Kontakte > Listen.
  2. Erstelle eine „Aktive Liste“ (basiert auf Filtern) oder eine „Statische Liste“ (manuelle Auswahl).
  3. Wichtig: Achte darauf, dass alle Kontakte ein rechtmäßiges Opt-in (DSGVO-konform) gegeben haben.

Schritt 2: Eine neue E-Mail erstellen

  1. Gehe in deinem HubSpot-Account zu Marketing > E-Mail.
  2. Klicke oben rechts auf den Button E-Mail erstellen.
  3. Wähle den Typ: Normal (für einmalige Massen-E-Mails/Newsletter). (Andere Optionen wären „Automatisiert“ für Workflows oder „RSS“ für Blog-Updates).
  4. Wähle eine Vorlage aus (Drag-and-Drop-Editor wird empfohlen).

Schritt 3: Design und Inhalt gestalten

Im Editor kannst du deine E-Mail per Drag-and-Drop zusammenbauen:

  • Inhaltselemente: Ziehe Texte, Bilder, Buttons oder Trennlinien in das E-Mail-Fenster.
  • Personalisierung: Klicke in ein Textfeld und wähle oben in der Leiste Personalisieren. Füge z. B. den Vornamen ein (Vorname), damit jeder Empfänger persönlich mit „Hallo [Vorname]“ angesprochen wird.
  • Footer: HubSpot fügt automatisch die erforderlichen Informationen (Abmelde-Link, Firmenadresse) hinzu. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

Schritt 4: Einstellungen festlegen (Settings)

Klicke im Editor oben auf den Reiter Einstellungen. Hier füllst du die wichtigsten Felder aus:

  • Absendername: Name, der im Posteingang erscheint (z. B. „Max von Firma XY“).
  • Absenderadresse: Die E-Mail-Adresse, von der gesendet wird.
  • Betreffzeile: Ein knackiger Betreff, der zum Öffnen anregt.
  • Vorschautext: Der kurze Text, der unter dem Betreff im Posteingang erscheint.

Schritt 5: Empfänger auswählen (Senden oder Planen)

Wechsle zum Reiter Senden oder Planen:

  1. Senden an: Wähle die Liste aus, die du in Schritt 1 erstellt hast.
  2. Nicht senden an (Optional): Hier kannst du Listen auswählen, die die E-Mail nicht erhalten sollen (Ausschlusslisten).
  3. Sendeoptionen:
    • Jetzt senden: Die E-Mail geht sofort raus.
    • Für später planen: Wähle ein Datum und eine Uhrzeit.
    • An Zeitzone des Empfängers anpassen (Professional/Enterprise): Die E-Mail wird so versendet, dass sie z. B. bei jedem Empfänger um 09:00 Uhr morgens ankommt, egal wo er sich befindet.

Schritt 6: Review und Absenden

Bevor es losgeht, klicke oben rechts auf Überprüfen und senden.

  • HubSpot zeigt dir eine Checkliste an (fehlt der Betreff? Fehlt ein Link?).
  • Test-E-Mail: Klicke auf das Vorschau-Symbol (Auge) oder sende dir eine Test-E-Mail an deine eigene Adresse, um das Design auf dem Smartphone und Desktop zu prüfen.
  • Wenn alles passt, klicke auf Senden (oder Planen).

Best Practices für den Massenversand

  1. DSGVO beachten: Versende nur an Kontakte, für die du eine ausdrückliche Werbeeinwilligung hast.
  2. Spam-Filter vermeiden: Nutze keine reinen Großbuchstaben oder zu viele Ausrufezeichen im Betreff.
  3. Mobile First: Da über 50 % der E-Mails auf Mobilgeräten gelesen werden, sollte das Design einspaltig und übersichtlich sein.
  4. A/B-Testing: Wenn du den Professional-Hub hast, teste zwei verschiedene Betreffzeilen, um zu sehen, welche besser performt.

Nach dem Versand: Analyse

Nachdem die E-Mail versendet wurde, kannst du unter Marketing > E-Mail auf den Namen der E-Mail klicken, um die Öffnungsrate, Klickrate und Abmeldungen in Echtzeit zu analysieren.

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