Outlook-Backup erstellen: So sicherst du E-Mails und Kontakte Schritt für Schritt

Ein regelmäßiges Backup deiner Outlook-Daten schützt dich vor Datenverlust bei Computerabstürzen, erleichtert den Umzug auf einen neuen PC und sorgt dafür, dass wichtige geschäftliche sowie private E-Mails und Kontakte stets sicher sind.

In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du deine E-Mails und Kontakte in einer sogenannten .pst-Datei (Outlook-Datendatei) sicherst.

Vorbereitung

• Öffne deine Outlook Desktop-Anwendung auf deinem Computer.
• (Hinweis: Diese Anleitung bezieht sich auf die klassische Outlook-Desktop-App für Windows, da die reine Web-Version keine direkten PST-Backups unterstützt.)

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Komplettes Backup (E-Mails & Kontakte)

Wenn du sowohl E-Mails als auch Kontakte auf einmal sichern möchtest, ist der Export der gesamten Datendatei der schnellste Weg.

Schritt 1: Den Export-Assistenten öffnen

1. Klicke ganz oben links in der Menüleiste auf Datei.
2. Wähle in der linken Spalte den Punkt Öffnen und exportieren.
3. Klicke auf die Schaltfläche Importieren/Exportieren.

Schritt 2: Die Export-Aktion auswählen

1. Es öffnet sich ein neues Fenster („Import/Export-Assistent“).
2. Wähle die Option In Datei exportieren aus.
3. Klicke unten auf Weiter.

Schritt 3: Den Dateityp festlegen

1. Wähle als Dateityp Outlook-Datendatei (.pst) aus.
2. Klicke auf Weiter.

Schritt 4: Zu sichernde Daten auswählen

1. Wähle nun aus, was du sichern möchtest:
   • Alles sichern (E-Mails & Kontakte): Klicke ganz oben auf deinen Kontonamen (deine E-Mail-Adresse).
   • Wichtig: Setze ganz unten unbedingt das Häkchen bei „Unterordner einbeziehen“. Nur so werden neben dem Posteingang auch deine Kontakte, der Kalender und gesendete Objekte mitgesichert.
   • (Möchtest du nur Kontakte sichern? Scrolle im Fenster nach unten, markiere ausschließlich den Ordner Kontakte und klicke auf Weiter).
2. Klicke anschließend auf Weiter.

Schritt 5: Speicherort festlegen

1. Klicke auf die Schaltfläche Durchsuchen…, um zu bestimmen, wo das Backup gespeichert werden soll (z. B. auf einem externen USB-Stick, einer externen Festplatte oder im Dokumente-Ordner).
2. Gib der Datei einen eindeutigen Namen (z. B. Outlook-Backup-Datum).
3. Wähle bei den Optionen am besten: Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen.
4. Klicke auf Fertig stellen.

Schritt 6: Passwortvergabe (Optional)

1. Es erscheint ein kleines Pop-up-Fenster, in dem du ein Kennwort für die Backup-Datei festlegen kannst.
2. Tipp: Wenn du die Datei nur für dich privat sicherst, kannst du die Felder einfach leer lassen und direkt auf OK klicken.
3. Das Backup wird nun erstellt. Bei großen Datenmengen kann dies einige Minuten dauern (der Ladebalken schließt sich nach Fertigstellung automatisch).

Alternative: Nur Kontakte als Excel-kompatible Datei (CSV) sichern

Falls du deine Kontakte unabhängig von Outlook (z. B. für Excel oder ein anderes E-Mail-Programm) sichern möchtest, eignet sich das CSV-Format:

1. Gehe wie oben beschrieben auf Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren.
2. Wähle In Datei exportieren > Weiter.
3. Wähle diesmal Durch Trennzeichen getrennte Werte > Weiter.
4. Scrolle zum Ordner Kontakte, markiere diesen und klicke auf Weiter.
5. Wähle einen Speicherort, vergib einen Namen und klicke auf Fertig stellen.

Wichtige Tipps für die Sicherheit deiner Daten

• 3-2-1-Regel: Bewahre Backups niemals nur auf demselben Computer auf. Speichere eine Kopie auf einer externen Festplatte und/oder einem sicheren Cloud-Speicher.
• Wiederherstellung: Um die Daten später wieder einzuspielen, nutzt du einfach denselben Assistenten über Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren, wählst dann aber Aus anderen Programmen oder Dateien importieren.